Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности составления графика отпусков на 2021 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Немного законодательства
Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска — 28 календарных дней. Больше — пожалуйста, меньше — нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда. К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.
Отпуск можно делить на несколько частей — это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней. То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное — на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать — законом это тоже не запрещено.
Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев. Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск — он также увеличивается.
Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник. Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков — кнопка Создать — Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен:
- в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок Перенос по инициативе сотрудника);
- по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
- в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
- флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.
Разделение отпуска на части
В Трудовом кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору.
А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?
Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.
Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.
Как правильно оформляется график отпусков?
1. Разработка проекта документа.
При большой численности работников целесообразно составлять свой график отпусков в каждом структурном подразделении. На подготовительном этапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков. Этим занимаются руководители структурных подразделений, которые могут увязать пожелания работников с производственными задачами. Затем проект документа передается специалистам отдела кадров, которые корректируют график с учетом льгот и гарантий на право использования отпуска, предоставленных работникам действующим законодательством. После этого внесенные изменения передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителям структурных подразделений.
В организациях с малой численностью схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает учет мнения работников путем проведения письменного опроса, после чего проект графика также поступает на рассмотрение работодателя, который определяет возможность использования работниками их отпусков с учетом производственной необходимости и экономической ситуации.
При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), который определяется в соответствии со ст. 121 ТК РФ (для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя).
Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:
- продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);
- момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.
Ознакомление сотрудников с графиком отпусков
По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.
Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.
Работодателю не следует забывать про процедуру ознакомления с графиком отпусков, считая ее необязательной. За это нарушение может последовать наказание в виде штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).
Как помогает работодателю график отпусков
У графика отпусков несколько важных полезных функций:
- он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. ч. 9 ст. 136 ТК РФ работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
- позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;
- дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
- наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.
Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.
График отпусков – это обязательный документ для каждого работодателя в соответствии со ст. 123 ТК РФ.
Срок составления и утверждения графика – не менее, чем за две недели до начала года. Так на 2022 год график нужно составить и утвердить до 17 декабря 2021г.
Для только что созданных организаций составление графика отпусков не является обязательной процедурой. Вместе с тем его наличие может помочь упорядочить предоставляемые отпуска (письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Важно: микропредприятия могут не составлять график отпусков (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ) при условии замены его на письменное соглашение между работником и работодателем с указанием данного факта в п. 22 трудового договора по типовой форме (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
Если работник остался в месте командирования на отпуск, обратную дорогу ему можно не оплачивать
Может ли работник-льготник требовать предоставления ему отпуска менее чем через три дня после подачи заявления?
Расчет отпускных: основные правила и допускаемые ошибки
Минтруд России рассказал о последствиях предоставления отпуска в период командировки
Из чего может складываться 14 дней непрерывного отпуска?
Кого можно не включать в график отпусков?
Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. «Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает», – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе «Примечания».
Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.
Поскольку график, согласно которому сотрудники выходят в отпуска, относят к кадровой документации, ответственными за его оформление и утверждение выступает кадровая структура и администрация.
В каждой организации следует утверждать локальным актом порядок подготовки документа, процедуру его согласования и особенности утверждение (это может быть внутренний трудовой распорядок или приказ).
В этом акте указывается:
- кто является ответственным за составление документа лицом (обычно это руководитель кадровой службы),
- кто отвечает в каждом подразделении юр. лица за предоставление кадровикам сведений о предпочтительном периоде выхода в отпуск (отдельно по сотрудникам),
- период, в течение которого эти сведения должны попасть в отдел кадров.
Данные по каждому подразделению предоставляются как докладные записки или таблицы. В них обозначаются желаемые периоды выхода сотрудников на отдых.
Как только все данные по подразделениям собраны, ответственное лицо сопоставляет их и приводит в единой таблице, лично подписывая составленную форму. Отдельно издается приказ, подписываемый руководством фирмы.
Внесение изменений в график отпусков
График следует составлять заранее. Но с течением времени иногда требуется вносить в него корректировки. В трудовом законодательстве на этот счет никаких запретов не установлено, главное правильное оформление.
У сотрудника есть возможность поменять период отдыха, уже утвержденный в графике, на другой, согласовав этот момент с начальством (статьи 123, 124 Кодекса). Сведения об изменении отпускного периода отражают в отдельных графах расписания отпусков (8, 9).
Важно! Поменять время отпуска допускается в виду появления различных обстоятельств:
- на работу приняты новые сотрудники, чьи отпуска также следует вписать в расписание (они могут выходить на отдых уже через полгода с начала работы),
- возникла острая ситуация на производстве, требующая перенести отпуск работника, и последний не против этого,
- работник пожелал назначить отпуск на другое время и согласовал это с начальством,
- график отпуска изменился в связи с использованием одним из сотрудников своего права выйти на отдых в удобный момент,
Если отпуск необходимо переносить или добавлять его в расписание, заинтересованный сотрудник подает на имя работодателя заявление. Составляется документ в свободной форме.
Если есть возможность переноса отпуска, новая дата утверждается, о чем делается отметка в поданном заявлении. Отдельно оформляется приказ, которым дата отпуска переносится. В нем отражаются сведения, подлежащие изменению, и новая дата отпуска.
Входит ли в трудовой стаж отпуск?
Понятие графика отпусков, его назначение
График отпусков считается составным элементом внутреннего документооборота компании. С его помощью внутри организации поддерживается перманентность трудовой деятельности. То есть, производственный процесс не прерывается массовым отсутствием сотрудников. Для отдыха им ежегодно поочередно отводится определенный период.
Качество такого графика определяет слаженность работы не только внутри рабочего коллектива, но и непосредственно руководящего аппарата.
Исходя из ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом. Однако не уточняется, для предприятия какой формы собственности он необходим. На практике, не составляют его только ИП, осуществляющие предпринимательскую деятельность в единственном лице. Предполагается, что пока ИП трудится один, он сам планирует свой график. При этом возможность возникновения конфликтных ситуаций объективно исключается.
В иных случаях, к примеру, для предприятий, на которых трудится большое количество работников, график необходим.
Помимо вреда стабильному и непрерывному осуществлению деятельности, отсутствие графика также влечет за собой привлечение фирмы к ответственности.
Правила составления графика отпусков содержатся в Трудовом кодексе РФ. До какого числа нужно составить график отпусков? В ТК указана дата, к которой должен быть составлен график – за две недели до конца года. То есть в 2022 году график отпусков должен быть составлен и утвержден до 17 декабря (а поскольку 17 декабря в этом году выпадает на выходной (субботу), лучше успеть до 16 декабря включительно).
Если график отпусков не будет составлен и утвержден вовремя, это считается административным правонарушением, и работодателя ждет штраф или предупреждение (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ должны составлять практически все работодатели. Исключение составляют работодатели — физические лица: вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Также микропредприятия, частично или полностью отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, могут заменить график отпусков на письменное соглашение между работником и работодателем (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные – напоминаем, что они должны быть выданы не менее чем за три календарных дня до начала отпуска;
- при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
Понятие графика отпусков
График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.
Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.
Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.
Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.
Внесение корректировок в план
Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.
На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:
- Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
- В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
- Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.
Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.
В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:
- Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
- Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.
На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:
- Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
- Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.
Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.