Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
Однако расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, произведенные из бюджетных средств, не учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль.
Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные. В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Операции по выдаче книжек в целях ведения налогового учета
По поводу налогообложения операций по выдаче трудовых книжек существует несколько мнений.
С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66). В связи с чем плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, лишь покрывает расходы работодателя на ее приобретение (то есть речь идет о возмещении затрат работодателя, а не о выручке от реализации товаров, услуг) (Письмо Минфина РФ от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305, Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006).
С другой стороны, существует достаточно официальных разъяснений Минфина и ФНС, согласно которым полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку является доходом для целей обложения НДС и налогом на прибыль.
Стоит отметить, что в последнее время вторая точка зрения преобладает. Как ее обосновывают специалисты финансовых ведомств, рассмотрим подробно.
НДС. Согласно ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.
На основании Правил № 225 владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник.
Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, считаются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом обложения НДС (письма Минфина РФ от 19.05.2017 № 03‑03‑06/1/30818, от 16.08.2013 № 03‑03‑05/33508, от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367, от 07.10.2008 № 03‑03‑06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
При этом принять к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ сумму НДС, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе только в случае приобретения таких трудовых книжек за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Налог на прибыль. Что касается обложения налогом на прибыль сумм, взимаемых работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, то необходимо учитывать следующее.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщики учитывают доходы от реализации и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 249 и 250 НК РФ.
Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведенные расходы, которыми согласно требованиям ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, определены в ст. 251 НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим. При этом такой вид доходов, как суммы, взимаемые работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, перечень не содержит.
На основании вышеизложенного доходы в виде платы за выдачу работнику трудовой книжки или вкладыша в нее подлежат обложению налогом на прибыль в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 19.05.2017 № 03‑03‑06/1/30818, от 07.10.2008 № 03‑03‑06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
При этом специалисты налоговой службы уточняют, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом федерального органа власти (речь идет о Правилах № 225), затраты работодателя по приобретению указанных бланков являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Таким образом, если доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек (вкладышей в них), не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у учреждения налогооблагаемой прибыли не возникает.
Данный вывод приводит ФНС в Письме № ГД-4-3/10833@ в отношении казенных учреждений. При этом налоговики не принимают во внимание тот факт, что расходы казенных учреждений не учитываются в целях исчисления налога на прибыль на основании п. 48.11 ст. 270 НК РФ.
Действительно, уменьшать налогооблагаемую прибыль можно, но при подтверждении обоснованности затрат также необходимо учитывать, за счет каких средств такие затраты произведены. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Применительно к государственным (муниципальным) учреждениям в целях налогового учета расходами признаются затраты, произведенные за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и для осуществления такой деятельности. При этом затраты, осуществленные за счет средств целевого финансирования (лимиты бюджетных обязательств, субсидии, предоставленные из бюджета, и т. д.), при формировании налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (письма Минфина РФ от 30.12.2016 № 03‑03‑06/3/79616, от 03.11.2016 № 03‑03‑06/3/64622, от 20.08.2015 № 03‑03‑05/48137).
Анализируя вышеизложенное, напрашивается вывод: при взимании платы за трудовую книжку избежать уплаты налогов не получится. При этом сразу возникает вопрос: может быть, учреждениям выгоднее выдавать трудовые книжки бесплатно?
Отметим, что безвозмездная выдача трудовых книжек влечет за собой следующие налоговые последствия:
1) НДС все равно придется платить. Безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС приравнивается к реализации товаров, следовательно, уплатить НДС нужно на общих основаниях (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367);
2) дополнительно возникает объект обложения по НДФЛ. Если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).
Возникновение потребности ведения бухучета
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
- Покупку предприятием трудовых книжек.
- Постановку документов на учет.
- Выдачу документа работнику.
- Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
Учет поступлений денежных средств
Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр | 50 | 73/3 |
| Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости | 70 | 73/3 |
| Отражен доход от полученной платы | 73/3 | 91/1 |
При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.
Проводки по трудовым книжкам
Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 26.06.13 г. № 611 (далее – План счетов). То есть это запасы, которые должны признаваться в бухучете в соответствии с требованиями НП(С)БУГС 123 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 12.10.10 г. № 1202, и Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденными приказом Минфина от 23.01.15 г.
В соответствии с пп. 2 пп. 2.2.1 п. 2.2 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333, по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» осуществляется приобретение и изготовление бланков дипломов, свидетельств, удостоверений, грамот, классных журналов, бухгалтерских, статистических и других бланков.
Проводки по заработной плате в бюджетном учете
- Дт 0 401 20 211 «Расходы по зарплате» Кт 0 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по зарплате»
- Дт 0 109 61 211 «Затраты на зарплату в себестоимости готовой продукции» Кт 0 302 11 730
- Дт 0 109 71 211 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг по заработной плате» Кт 0 302 11 730
- Дт 0 109 81 211 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг по зарплате» Кт 0 302 11 730
- 211 — «Заработная плата»: сюда необходимо отнести расходы на все выплаты денежных средств в соответствии с договорными обязательствами; кроме этого, здесь отражают различные удержания из начисленной зарплаты сотрудника (членские профсоюзные взносы, НДФЛ, возмещение морального вреда, причиненного работником, алименты и пр.);
- 212 — «Прочие выплаты»: используется для начисления расходов на оплату не относящихся к зарплате дополнительных выплат, компенсаций (например, суточных при служебных командировках, компенсаций за использование автомобиля и пр.);
- пособия, например, те, что выплачиваются за счет ФСС сотрудникам, относят на подстатью 213 (в т. ч. пособие по беременности и родам, единовременное пособие при рождении ребенка, ежемесячное пособие по уходу за детьми и т. д.).
Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году
Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр | 50 | 73/3 |
| Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости | 70 | 73/3 |
| Отражен доход от полученной платы | 73/3 | 91/1 |
При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.
Приобретаем и выдаем трудовые книжки
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Бухучет выдачи трудовых книжек работникам в бюджетной организации
На заметку
С 14.09.2014 не требуется по окончании каждого месяца составлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Для контроля за использованием бланков бухгалтерия на ответственного исполнителя открывает карточку-справку по выданным и использованным БСО . Записи в карточке-справке о получении и использовании ответственным исполнителем бланков производятся на основании приходно-расходных накладных на БСО и актов на списание использованных БСО.
В конце каждого месяца созданная в организации комиссия проводит проверку использованных ответственными исполнителями бланков трудовых книжек. Списание с учета использованных бланков осуществляется на основании акта на списание использованных БСО . При этом полагаем, что наряду с актом на списание необходимо оформить первичный учетный документ, на основании которого производится запись по списанию бланков в бухучете, например, бухгалтерскую справку-расчет. Использовать акт на списание использованных БСО в качестве первичного учетного документа организация может в том случае, если дополнит форму стоимостными показателями .
Учет трудовых книжек в 2022
Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.
- сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
- копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
- копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
- на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.
Косгу по возмещение трудовых книжек 2021
Этим же приказом установлены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила № 225). Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Минфин с 2021 года ввёл новую подстатью 139 «Доходы от возмещений Фондом социального страхования Российской Федерации расходов». По ней надо отражать доходы от возмещения ФСС затрат на:
- мероприятия по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний сотрудников;
- санаторно-курортное лечение тех из них, кто работает во вредных или опасных условиях.
Отметим, что в 2020 году эти поступления относили на подстатью 134 КОСГУ «Доходы от компенсации затрат».
А вот из состава затрат по подстатье 213 КОСГУ «Начисления на выплаты по оплате труда» убрали пособия, которые работодатели оплачивают за счет ФСС. Это связано с переходом с 2021 года всех регионов России на принцип прямых выплат от ФСС (без зачёта).
Дополнен перечень затрат, которые отражают по подстатье 292 КОСГУ «Штрафы за нарушение законодательства о налогах и сборах, законодательства о страховых взносах». Теперь по ней также показывают штрафные санкции за прочие нарушения законодательства о налогах, сборах и страховых взносах (т. е. помимо просрочки уплаты).
Отметим, что до 2021 года Минфин требовал отражать указанные санкции по коду 295 КОСГУ «Другие экономические санкции».
И ещё много уточнений Минфин внёс в подстатью 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги». Теперь по ней отражают следующие расходы:
- оплату демонтажных работ (снос строений, перенос коммуникаций и т. п.) в случае, если они производились не для целей капвложений в объекты капстроительства (реконструкции, в т. ч. с элементами реставрации, технического перевооружения) и не включались в объемы капвложений, формирующих стоимость ОС;
- материальное стимулирование народных дружинников за участие в охране общественного порядка;
- компенсационные выплаты на питание спортивным судьям, волонтерам, контролерам, не являющимся штатными сотрудниками учреждения и привлекаемым к участию в спортивных мероприятиях;
- оплату услуг по транспортировке, хранению и отпуску через аптечную сеть гражданам бесплатных и льготных лекарств по единому контракту (договору), заключенному с фармацевтической компанией;
- оплату услуг переводчика, специалиста, привлеченных арбитражным судом к участию в арбитражном процессе;
- оплату услуг адвокатов, оказывающих бесплатную юридическую помощь гражданам;
- вознаграждение конкурсному управляющему, а также компенсацию его расходов на проведение процедуры банкротства отсутствующего должника.
Отметим, что по большинству этих затрат Минфин уже давал свои разъяснения.
Довольно много дополнений в подстатью 260 КОСГУ по затратам на социальное обеспечение. Приводим их ниже в таблице.
| ПОДСТАТЬЯ КОСГУ | РАСХОДЫ, КОТОРЫЕ ДОБАВИЛИ |
| 262 «Пособия по социальной помощи населению в денежной форме» | Выплата материальной поддержки безработным и гражданам в возрасте от 14 до 18 лет в период участия в общественных работах, временного трудоустройства
Выплата единовременной финансовой помощи на оказание содействия самозанятости безработных граждан Выплата единовременного пособия при выпуске детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из их числа Выплата пособия по беременности и родам женщинам, обучающимся по очной форме обучения в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профобразования и научных организациях Выплата органами госвласти (муниципальными органами) физлицам, в т. ч. работникам данных органов, социальных выплат, являющихся публичными нормативными обязательствами |
| 263 «Пособия по социальной помощи населению в натуральной форме» | Закупка товаров, услуг для обеспечения бесплатным питанием, комплектом одежды, обуви и мягким инвентарем детей-сирот и лиц из их числа, а также компенсация указанных расходов
Оплата проезда детей, находящихся в трудной жизненной ситуации, к месту отдыха и обратно Компенсация стоимости проезда, найма жилого помещения гражданам, направленным на профобучение или получение дополнительного профобразования по направлению органов службы занятости Компенсация стоимости проезда и провоза багажа безработным при заселении в другую местность для трудоустройства по направлению органов службы занятости |
| 264 «Пенсии, пособия, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам» | Единовременное пособие в связи со смертью судьи
Ежемесячное возмещение судье в случае причинения ему увечья или иного повреждения здоровья, исключающих дальнейшую возможность заниматься профессиональной деятельностью Ежемесячное возмещение нетрудоспособным членам семьи судьи, находившимся на его иждивении, в случае его гибели (смерти) Материальная помощь близким родственникам, членам семьи, супругу (супруге) служащего (работника) в связи с его смертью в период службы в случае, если выплата предусмотрена статусом сотрудника, условиями трудовых отношений Оплата больничных листов за первые 3 дня нетрудоспособности бывшим работникам |
| 265 «Пособия по социальной помощи, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам в натуральной форме» | Возмещение расходов членам семьи бывшего работника, связанных с его погребением |
| 266 «Социальные пособия и компенсации персоналу в денежной форме» | Оплата 4-х дополнительных выходных дней в месяц родителю (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами
Единовременное денежное поощрение (пособие) при увольнении в связи с выходом на пенсию за выслугу лет |
В подстатью 129 КОСГУ добавят доходы от предоставления права на заключение договора (контракта). В частности, это суммы, поступающие заказчику после проведения электронного аукциона в случае, когда цена контракта снижается до половины процента НМЦК и ниже. Отражать по данной подстатье плату за право на заключение договора Минфин рекомендовал и ранее.
Планируется, что подстатья 12K КОСГУ не будет применяться для отражения в учете кассовых поступлений и выбытий.
Хотят уточнить, что на подстатью 136 КОСГУ надо относить средства, поступившие от возврата бюджетными и автономными учреждениями остатка субсидии по госзаданию, если оно не выполнено.
Косгу 341 расшифровка с 2021 года
КОСГУ (код 21.20.24.131 относится к классу 21 «Средства лекарственные и материалы, применяемые в медицинских целях»). Также специалисты финансового ведомства указывали, что на подстатью 341 КОСГУ относятся расходы на приобретение антибиотиков, лекарственных препаратов, аптечек и сумок санитарных для оказания первой помощи, а также изделий медицинских ватно-марлевых, антисептиков, дезинфицирующих материалов и тому подобного (, ).
Напомним, что готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы; оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической и иных систем, а также оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, учитываются на счете 10503 «Строительные материалы»).
- ежемесячные денежные выплаты работодателем медицинским и фармацевтическим работникам, проживающим и работающим в сельских населенных пунктах, рабочих поселках (поселках городского типа), по оплате жилого помещения и коммунальных услуг (6) ;
- оплата проезда и услуг по перевозке личного имущества при переезде к избранному месту жительства военнослужащим и приравненным к ним лицам при увольнении.
Существенно различается область их применения, стоимость и срок службы, от чего напрямую зависит порядок бухгалтерского учета. Очевидно, что, например, стоматологическое кресло, анестезиологический монитор или медицинская кровать служат в течение длительного времени, а реагенты для проведения анализов и бинты применяются однократно. Однако на практике возникают и более сложные вопросы о том, как отражать медицинские изделия в бухгалтерском учете.
Госэкспертизу проектной документации, строительный контроль, включая авторский надзор за строительством, реконструкцией объектов.
Аттестация рабочих мест по условиям труда — мероприятие обязательное, подкрепленное требованиями законодательства. Она должна проводиться не реже одного раза в пять лет. Чаще всего для аттестации рабочих мест учреждения привлекают сторонние организации.
Минфин России подготовил поправки в Указания № 65н, обусловленные вступлением в силу федеральных стандартов бухучета. Новые правила, вероятно, надо будет применять в целях составления отчетности в 2018 году. Запланирована детализация многих статей КОСГУ, уточнение порядка их применения, а также изменение наименования некоторых кодов. Кроме того, уточнены возможные увязки кодов видов расходов (КВР) и КОСГУ.
С 1 января 2021 года начинают применяться присвоенные кодам КОСГУ уникальные коды, составленные при помощи букв и цифр: 0-9, А, В, С, D, K, S, T, Z.
Новые правила для трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В части ведения бухгалтерского учета библиотечного фонда учетной политикой на 2021 год могут быть предусмотрены следующие положения:
— введение в Рабочий план счетов дополнительных аналитических кодов (разрядов) к счетам 0 101 08 000 и 0 104 08 000 в целях обособленного учета объектов библиотечного фонда;
— ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках;
— критерии существенности при принятии решения об объединении объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект;
— порядок определения стоимостных оценок библиотечного фонда, полученного в рамках необменных операций;
— способ начисления амортизации объектов библиотечного фонда.
В случае, если человек получает трудовую безвозмездно, работодатель не должен уплачивать НДС. Но поскольку согласно статье 211 НК РФ стоимость бланка будет признаваться доходом, то наниматель должен удержать с него НДФЛ.
Трудовая книжка входит в перечень обязательных документов, которые сотрудник должен предъявлять при трудоустройстве. Но только при условии, что она у него есть. Если этот документ отсутствует, то обязанность его оформить ложится на работодателя. В том числе, он должен предоставить работнику чистый бланк.
Договор заключен на оказание услуг по обращению с ТКО (обеспечение сбора, транспортирования, обработки, обезвреживания, захоронения). Среди моих знакомых мнения разделились, наше Казначейство отдало этот вопрос на откуп нам самим.
Спасибо, 564/664 Увеличение (уменьшение) задолженности по расчетам с
иными нефинансовыми организациями. Подскажите, а кто сюда еще относится? если расчеты С ИП, ООО? а водоснабжение у нас ГУП, это к кому относится? Расчеты с ГРБС-это 561/661.
Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.
Действительно, уменьшать налогооблагаемую прибыль можно, но при подтверждении обоснованности затрат также необходимо учитывать, за счет каких средств такие затраты произведены. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Применительно к государственным (муниципальным) учреждениям в целях налогового учета расходами признаются затраты, произведенные за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и для осуществления такой деятельности. При этом затраты, осуществленные за счет средств целевого финансирования (лимиты бюджетных обязательств, субсидии, предоставленные из бюджета, и т. д.), при формировании налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (письма Минфина РФ от 30.12.2021 № 03‑03‑06/3/79616, от 03.11.2021 № 03‑03‑06/3/64622, от 20.08.2021 № 03‑03‑05/48137).
Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2021 г. № 225 (далее — Правила). Там, в частности, сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Все остальные субсидии на иные цели — это поступления текущего характера. Например, целевая субсидия на проведение ремонта, даже капитального, относится к текущим поступлениям. Ведь расходы на осуществление любых видов ремонтных работ не приводят к увеличению стоимости основных фондов. Расчеты по доходам в виде субсидий на иные цели отражаем на счетах 5 205 52 000, 5 205 62 000.
Отражение в учете с начала 2021 года пособий за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя по старым правилам, в данном случае, — это не ошибка, а процедура перехода на измененный план счетов. Дата перехода на Приказ № 298н должна быть зафиксирована в локальном акте учреждения.
Поэтому в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 и редакции 2 для контрагентов, которых определяем как ИП по наличию ОГРНИП, даты регистрации, имеют счет 40802, проставляем тип 6.
- для продавца вся реализуемая продукция и товары – это товар, поэтому их следует отражать по подстатье КОСГУ 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)»;
- подстатья КОСГУ определяется по виду материального запаса.
На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО).
Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом.
Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:
- Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
- С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).
Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:
- трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
- при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.
Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.
В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:
- трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
- предоставление трудкнижки работнику — не услуга.
С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике.
Записи в учете при покупке бланков
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |