Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кейс: как разработать внутреннюю HR-систему и экономить от 500 тыс. рублей в год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Показатель текучести персонала зависит от множества факторов, но точно не только от уровня зарплаты. Скорее, на нее влияет общая рабочая атмосфера и условия, которые вы предлагаете сотрудникам. Сотрудники чувствуют себя комфортно, когда рабочая среда поддерживает их в достижении целей. Лучшие сотрудники — это те люди, которые разделяют видение и ценности компании.
Не надо забывать про такой способ элементарной проверки, как поиск отзывов о компании. Лучше поискать их еще до собеседования. Стопроцентной гарантии они не дадут, ведь, как правило, их пишут люди, которые уже покинули компанию. Однако, если там повторяются одни и те же факты, стоит обратить на это внимание. Например:
- Задержки заработной платы и корректность выплаты бонусов.
- Странности в личности руководителя. Например, если часто встречаются отзывы на конкретного лидера департамента (а вы именно туда и трудоустраиваетесь), обратите на это свое внимание.
- Обман. «Серое» оформление, систематические переработки, бесплатные стажировки — если видите такие моменты, как минимум спросите про них у команды, которая вас нанимает, прямо на собеседовании. По крайней мере, можно будет сделать некоторые выводы по первой реакции. И задайте себе вопрос, готовы ли вы рисковать и терять время с компанией, которая с большей долей вероятности вас подведет?
Стандартные задачи, которые решает HR-аналитика:
- оценка текучести кадров;
- прогнозирование фонда оплаты труда;
- расчет показателей качества подбора персонала;
- структурирование персонала по уровню квалификации;
- исследование заработных плат по интересующим позициям на рынке труда;
- отслеживание времени присутствия сотрудников на рабочем месте;
- создание инфографики по персоналу для руководства.
Менее стереотипные, но более интересные задачи, решение которых способствует точной «отладке» HR-процессов:
- анализ вовлеченности сотрудников;
- выявление наиболее перспективных (с высоким потенциалом – HiPo) специалистов;
- оценка вероятности увольнения ценных кадров;
- определение факторов текучести персонала;
- оценка вероятности увольнения сотрудника в период испытательного срока;
- обозначение опережающих и запаздывающих показателей.
- HR-аналитика – современный инструмент повышения эффективности управления персоналом, который открывает новые возможности оптимизации бизнес-процессов.
- Автоматизация исключает субъективизм в оценке данных HR, позволяет принимать быстрые и обоснованные управленческие решения, освобождает время специалистов по персоналу для творческой деятельности.
- Новые инструменты HR-аналитики дают возможность визуализировать результаты и строить долгосрочные прогнозы.
- Внедряйте HR-аналитику поэтапно, привлекайте к сотрудничеству другие подразделения, регулярно замеряйте результаты – тогда новая технология быстро докажет свою эффективность.
Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).
Форма кадровых отчетов. Проблемы
Отчеты для руководства – это головная боль практически любого отдела кадров – непонятно, что и как писать!
- Данных много,
- Источников данных много – внутренние системы учета, 1С, CRM, различные таблицы,
- Данные копируются вручную (!).
На составление отчета и выполнение рутинной работы тратится огромное количество времени. Какие пути есть у специалиста отделов кадров, чтобы облегчить и автоматизировать эту рутинную работу?
- Excel – простой и доступный инструмент. Минусы – многие данные приходится копировать вручную.
- Сложные аналитические решения – хорошее решение. Но – необходимо время на внедрение, а также бюджет на программное обеспечение и оплату специалистов, которые будут работать с программой (аналитики, IT).
- Легкие отчетные решения типа Tableau.
- Revenue per Employee — Доход на одного сотрудника: Доход на одного сотрудника составил 402 398 долларов США.
- Profit per Employee (PPE) — Прибыль на одного сотрудника: Прибыль на одного сотрудника составила 103 890 долл. США
- Profit per People Dollar — Прибыль на человеко-доллар: Сколько прибыли вы зарабатываете на 1 доллар, потраченный на сотрудников и подрядчиков. Пример: прибыль на человеко-доллар равна 0,56 доллара.
- Average Days Absent — Средние продолжительность отсутствия: В среднем сотрудники отсутствовали 13,4 дня.
- Business Specific Productivity Metrics — Показатели производительности для бизнеса: Производительность должна измеряться в терминах, имеющих отношение к вашему бизнесу. Пример центра обработки вызовов: объем звонков на одного сотрудника увеличился на 4% до 17,5 звонков в час.
- Salary Increase vs. Revenue Increase — Увеличение зарплаты и увеличение доходов: Когда вы тратите больше на сотрудников, есть ли окупаемость? Пример: средняя зарплата увеличилась на 4,2%, а доход увеличился на 3,2%.
- Employee Salary by Level — Зарплата работника по уровню: Средняя зарплата по уровню: средняя зарплата сотрудников уровня 8 составляет 48 765 долларов США.
- Number of Employees by Band — Количество сотрудников по группам заработной платы. 10 876 сотрудников уровня 8.
- Employee Productivity by Position — Производительность сотрудников по позициям: Это показатель, специфичный для бизнеса. Пример биомедицинских исследований: средний патент на одного старшего исследователя составлял 0,16.
Удержание сотрудников
- Attrition by Level — Текучка кадров по уровням*: Текучка кадров сотрудников уровня 8 составлял 17,3%.
- Involuntary Termination Rate -Коэффициент недобровольной текучести кадров: 2,2%.
- Voluntary Termination Rate — Коэффициент добровольной текучести кадров: 21,1%.
- Average Retention Period — Средний период удержания: Часто связан с отделом, менеджером или позицией: Средний срок удержания в отделе продаж составил 3,4 года.
- Employees Eligible for Retirement — Сотрудники, имеющие право на пенсию: 28% сотрудников получат право на пенсию в течение следующих 5 лет.
- Employees Eligible for Early Retirement — Сотрудники, имеющие право на досрочный выход на пенсию. Не все сотрудники, имеющие право на досрочный выход на пенсию, уйдут на пенсию — часто есть пространство для переговоров. Пример: 30,2% сотрудников имеют право на досрочный выход на пенсию в следующие 10 лет.
- Average Tenure — Средний срок жизни: Средний срок жизни составляет 13,6 лет.
- Voluntary Termination By Reason Code — Добровольная текучка кадров по определенной причине: Почему сотрудники уходят? Пример: 8% сотрудников, которые ушли, сказали, что это связано с условиями работы.
“Спрятанное золото” в отчётах службы управления персоналом
Прежде чем приступить к составлению HR-отчета, необходимо продумать моменты, а точнее ответы на вопросы «как» и «когда».
Масса организаций продолжают работать с привычными статистическими отчетами в зависимости от ситуации. Например, когда менеджер или директор хотят что-то знать о персонале, они просят HR-специалиста отправить им отчет. После такого запроса отдел HR-данных начнет срочно составлять этот отчет (нередко сверхурочно). Это пример (неэффективной и) ситуативной отчетности. HR-отчеты должны составляться моментально, а потому их следует автоматизировать.
Увы, как уже было упомянуто, все еще существует немало организаций, которые работают с бумажными отчетами, составленными вручную. Это не всегда плохо: когда информация не подвержена изменениям, бумажные отчеты могут быть вполне эффективными.
Кроме того, мейл с отчетом увидят быстрее, чем редкие обновления на инфопанели. Тенденция такова, что люди не будут использовать панели мониторинга, которые не показывают и не доказывают свою ценность и удобство.
Однако инфопанель предлагает возможность получения более детальной информации. Текучесть кадров может быть интересным показателем, но какой процент из этого показателя действительно обидные и нежелательные потери персонала? Не проблема, когда уходит неэффективный сотрудник, но упускать действительно перспективных людей катастрофично. Интерактивные инфопанели позволяют вам анализировать данные и делать необходимые выводы. Вы можете либо предоставить всем доступ к этой инфопанели, либо открыть отдельные части для просмотра и ознакомления.
HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает, что необходима надежность и точность. Если у кого-то «плохая гигиена» (то есть, в отчетности встречаются ошибки и погрешности), люди это заметят и будут жаловаться.
Это подчеркивает важность надежной отчетности. Точность – обязательное условие. Без этого HR-специалист быстро утратит свою репутацию.
Люк Смейерс (компания iNostix) очень четко сформулировал это несколько лет назад.
Конечно, каждый HR-отдел должен (максимально) хорошо справляться с этим «классическим» уровнем отчетности. Без обсуждений. Без дебатов. Уметь это делать. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизированным, высокоэффективным, супербыстрым, информативным, легким для чтения, хорошо структурированным и понятным на уровне нажатия одной клавиши.
Не все организации пока находятся на «очень эффективном и супербыстром» уровне. Тем не менее, каждая компания должна уметь вести HR-отчетность.
В HR-отчет необходимо включить несколько важных показателей. Обратите внимание, что большинство из них являются метриками высокого уровня, так как они дают общее представление об организации.
- Трудовой стаж
- Пол: общее соотношение, фактор диверсификации (см. образец инфопанели ниже)
- Возраст: возраст становится все более важным аспектом с учетом сегодняшнего «старения» персонала. Возраст также часто является ключевым ориентиром для компаний, которые хотят внедрять инновации и реорганизовывать структуры.
- Уровень образования: уровень образования включается только при наличии таких данных, и когда это уместно для общих целей организации. В противном случае этот фактор рискует стать так называемой «ванильной метрикой» в HR-отчете, то есть для создания позитивного образа.
- Тип функции: такая метрика, как тип функции или кластер функций может помочь различать разные группы внутри компании. Примером может быть топ-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный персонал и вспомогательный персонал.
- FTE: или полная занятость (ставка) – это рабочие часы, отработанные одним сотрудником на постоянной основе. Количество FTE часто меньше, чем общее количество сотрудников. Это тот случай, когда в организации много работников, занятых неполный рабочий день.
FTE дает точную оценку общей рабочей нагрузки в организации. Кроме того, люди, которые работают менее 1 FTE, могут считаться работниками, занятыми неполный рабочий день.
- Активные сотрудники: этот показатель дает общее количество сотрудников, работающих в организации.
- Текучесть кадров: этот показатель отражает количество и / или процент сотрудников, уволившихся в предыдущем периоде.
- Новые сотрудники: этот показатель отражает количество и / или процент новых сотрудников, присоединившихся к организации за последний год.
- Отсутствие на рабочем месте: это процент времени, в течение которого сотрудники в среднем отсутствовали в предыдущем периоде. Эта цифра также показывает общее количество дней отсутствия на каждого сотрудника.
- Издержки от отсутствия на рабочем месте: этот показатель не является стандартной метрикой, но он может конкретизировать и детализировать предыдущий показатель в финансовом эквиваленте.
- Стоимость труда: это общая сумма денег, которую организация платит своему персоналу. Эта цифра включает выплаты сотрудникам и налоги на зарплату. Стоимость труда может быть разделена на прямые или косвенные затраты. Прямые затраты – это затраты, связанные с людьми, которые вносят свой вклад в основной процесс (работник конвейера). Косвенные затраты не относятся к производственным этапам (например, охрана).
- Стоимость обучения: представляет собой общую сумму, которую компания тратит на обучение как новых сотрудников, так и старых.
- Затраты на подбор персонала: общая стоимость работы по набору персонала, куда включаются расходы на внешние агентства, рекламу и (иногда) снижение производительности.
- Время для заполнения вакансии: это количество дней между открытием вакансии и моментом, когда кандидат занимает эту вакансию. Этот показатель будет значительно различаться в зависимости от типа работы: например, разработчиков ПО, специалистов по аналитике больших данных и высококвалифицированных продавцов найти гораздо труднее, чем маркетологов начального уровня.
Проблемы отчетности в сфере HR:
1) Любая компания собирает и хранит огромное количество данных о персонале. Если в компании работает 100, 1000 или более сотрудников, накапливается огромное количество информации. Но эти данные оказываются «мертвым грузом». Почему?
2) Вся эта информация хранится на разных носителях и в различном формате: в собственных программах учета, в Excel-таблицах, во внутренних документах. Источники данных постоянно меняются, а информация в них обновляется.
3) При этом все эти данные обрабатываются специалистами по кадрам вручную (!). В результате — собрать данные в единый отчет становится целой проблемой.
Наши отчеты помогают определить зоны риска в тех случаях, когда сотрудников много и когда увидеть картину в целом становится очень сложно. Визуальный и интерактивный отчет покажет данные по персоналу в нужном срезе:
— по возрастам,
— по отделам,
— по полу,
— по зарплате,
— текучесть персонала,
— а при необходимости — есть возможность открыть карточку любого сотрудника.
Наши отчеты для HR позволяют собирать данные одновременно из нескольких источников (1С, CRM, Excel, внутренние системы отчетности). И вы сможете видеть результаты отчета в реальном времени — онлайн.
Росалкогольрегулирование (ФСРАР)
| Название отчета | Кто сдает | Периодичность | Сроки сдачи | В электронном виде |
| №1-10 — производство и оптовый оборот алкоголя | ЮЛ, производящие/продающие оптом алкоголь | Квартальная | 20 апреля, июля, октября, января | Обязательно для всех |
| №11 — розничная продажа алкоголя (кроме пива) | ЮЛ, продающие алкоголь (кроме пива) в розницу | |||
| №12 — розничная продажа пива | ЮЛ и ИП, продающие пиво в розницу |
Посветите телефонное интервью изучению квалификации кандидата. Предварительная проверка того, подходит ли он вам или нет. Здесь нужно задавать вопросы, которые помогут разузнать о личной этике и профессиональных качествах кандидата. В любом телефонном интервью мы задаём несколько важных вопросов:
1. «Какие результаты у вас были на предыдущем месте работы?»
Под результатами здесь подразумевается, какую пользу он в итоге принёс. Сколько людей нанял. Сколько из них на текущий момент работают. Сколько выросло до руководителей, какие у них были результаты. При этом важно увидеть разницу между действиями и конечным результатом. Можно много звонить, много собеседовать, но что в итоге? Эти вопросы позволят оценить продуктивность кандидата. Нам нужен тот, у которого за спиной есть результат.
2. «Как часто вы учитесь и повышаете компетентность?»
Специалист, который последний раз учился несколько лет назад и всё знает, нам явно не подходит. Так как это чревато тем, что будут приходить такие же сотрудники, как и он — неготовые постоянно учиться и развиваться.
3. «Что вы сейчас ищете для себя, какую компанию? Что вы ждёте от новой работы?»
Кандидат, скорее всего, уже делал много попыток в надежде найти «работу своей мечты», и все эти попытки не увенчались успехом. Он уже точно сложил представление, какую компанию он видит и под это представление уже ищет работу. У каждого кандидата это индивидуальный набор, но вам важно убедить его, что у вас в компании есть все условия, чтобы его достичь.
Первый шаг для запуска подбора персонала — составить штатное расписание и определиться, какие сотрудники нужны в первую очередь. Перегруженные работой департаменты будут видны сразу.
После штатного расписания нужно сформировать представление о том, кто нужен на заявленную позицию. Для этого руководитель отдела, в который требуется специалист, составляет заявку. Цель заявки — точно обрисовать образ сотрудника, который нам нужен, чтобы составить объявление. Посмотрите гугл-документ с примером заявки, которую используют в нашей компании.
После того, как составлена заявка на найм, начинается цикл подбора.
Мы используем в своей деятельности так называемую воронку рекрутинга.
Воронка продаж — маркетинговая модель, которая описывает движение покупателя на всех этапах процесса продаж: от первого контакта до заключения сделки. Воронка рекрутинга — это то же самое, только относительно процесса найма. Она показывает движения потенциального кандидата от этапа заинтересованности в компании и до заключения трудового договора или окончания испытательного срока.
Интеграция с Time & Payroll
Интеграция между управлением временем и расчетом заработной платы осуществляется посредством оценки времени. Это позволяет вам определять заработную плату сотрудника, используя виды оплаты по времени, определенные с помощью оценки времени.
Виды заработной платы времени в таблицах ZL, ALP и C1 (кластер B2) представляют собой интерфейс между оценкой времени (TM) и расчетом заработной платы.
-
ZL – содержит виды оплаты
-
C1 – содержит данные для контировки затрат
-
ALP – содержит спецификации для другой ставки оплаты
Ежедневные графики работы
Это содержит время работы и перерыва в конкретный день. Это самая маленькая единица рабочего графика.
Модель рабочего времени – состоит из комбинации рабочих и нерабочих дней. Пример: понедельник-пятница – рабочие дни, а суббота-воскресенье – нерабочие дни. Эта модель рабочего времени может повторяться в течение определенного периода времени.
Вы можете создавать рабочие графики, применяя правило календарного графика к рабочему календарю. Рабочее время для группы сотрудников и отдельных сотрудников определяется в соответствии с графиком работы.
График работы на период назначается сотруднику в правиле графика работы. Персональный график работы также определяется для каждого сотрудника, включая индивидуальные данные о времени в графике работы для нескольких сотрудников в инфо-типах 2001 Отсутствия, 2002 посещаемости и т. Д.