Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет транспортных расходов при УСНО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ
Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,
Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).
В бухгалтерском учете списание израсходованных ГСМ отражается по дебету счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет 10-3.
Учет расходов на топливо
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
- сведения о водителе.
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Учет ГСМ у упрощенца с объектом «доходы»
Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.
Однако нельзя забывать про бухгалтерский учет. И если предприниматели могут позволить себе отказаться от его ведения, то компании должны в обязательном порядке его организовать и вести в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положениями по бухгалтерскому учету.
Для учета ГСМ в бухучете у упрощенцев независимо от выбранного объекта налогообложения предназначен счет 10. План счетов выделяет специальный субсчет 10.3 «Топливо».
По дебету счета осуществляется оприходование горюче-смазочных материалов на основании первичных документов:
- Дт 10.3 Кт 71 – поступление ГСМ через подотчетное лицо на основании авансового отчета с приложенными чеками,
- Дт 10.3 Кт 60 – оприходование ГСМ напрямую от поставщика на основании товарной накладной, УПД и пр.
Операции по кредиту счета означают списание топлива в расходы в целях бухгалтерского учета на основании выписанных путевых листов. Счет дебета выбирается в зависимости от целей списания: Дт 20, 25, 26, 44 … Кт 10.3.
Варианты учета горюче-смазочных материалов в 1С
Бухгалтеру необходимо так организовать учет ГСМ и учет путевых листов в 1С, чтобы ни одна капля драгоценной жидкости не пропала.
Если у предприятия заключен договор с поставщиком, то в бухгалтерию ежемесячно попадают накладная (акт) и счет-фактура. Используем стандартный документ, позволяющий организовать учет ГСМ в 1С бухгалтерии, — поступление товаров (покупки-поступление (акты, накладные)). Он сформирует проводки:
- Дт.10.03 Кт 60.01 — на стоимость продукта без НДС;
- Дт 68.2 Кт 60.01 — на сумму НДС в стоимости приобретенного продукта;
- Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса, если была предоплата.
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
ООО «Рассвет»
ПРИКАЗ №5
г. Москва
1 июня 2021 г.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.
ФАЙЛЫ
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.
К горюче-смазочным материалам относится довольно большой перечень веществ: бензин, газ, дизельное топливо, масла, смазки, тормозные и охлаждающие жидкости. Приобретать их можно как за наличные, так и по безналу. Главным плюсом является возможность уменьшения суммы налогов. Ведь расходы на бензин можно учитывать в себестоимости товаров и услуг. Налоговый кодекс снял ограничение, и теперь на данную статью может приходиться любой процент, хотя раньше он не должен был превышать 50%. Но важно правильно всё оформить.
Первичным документом для списания расходов на ГСМ является путевой лист. Он содержит технические данные транспортного средства, нормативные и фактические расходы топлива, фиксирует маршрут передвижения. Путевой лист является основанием для списания трат на горюче-смазочные материалы. Действующим законодательством установлены обязательные реквизиты, а также несколько образцов для различных типов транспорта (легкового и грузового) в зависимости от дальности передвижения. Каждый путевой лист регистрируется в журнале. При этом регулярность никак не нормируется, составляться ПЛ могут раз в несколько дней или недель.
Получить горючее на АЗС можно:
- за наличные;
- по ведомости;
- по талону;
- по платёжной карточке.
Сделать это может только ответственное лицо, уполномоченное организацией, обычно это водитель. В случае оплаты наличными он обязан получить кассовый чек, который в дальнейшем прикрепляется к отчётности. Средства выдаются водителю в бухгалтерии заранее. Далее ответственные лица обязаны предоставить чеки ГСМ по авансовому отчету. Именно они являются документальным подтверждением факта приобретения топлива. После закрытия отчёта по авансу водитель может получить на руки очередную сумму. Каждый чек должен содержать такие реквизиты:
- данные о продавце;
- стоимость;
- объём топлива;
- дата.
Актуальным является вопрос о том, как учитывать НДС в чеках на ГСМ. В соответствии с действующими нормами вычет налога осуществляется на основании счёта-фактуры. Если продавец его не выдаст, то НДС нельзя будет учесть в расходах на прибыль. Так, обычные чеки, в которых налог выделен отдельной строкой, к отчётности не принимаются. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы продавец на АЗС сразу выдал счёт-фактуру.
Как списывать расходы на ГСМ у ИП на УСН «доходы минус расходы»
При УСН все траты на бензин, техническое обслуживание и ремонт транспортного средства ИП может включить в состав расходов. На режиме «доходы минус расходы» в расходы ИП входят только те материальные издержки, которые были оплачены и приняты к учету. Оплату нужно подтвердить документально. Это могут быть кассовые чеки с заправок, станций техобслуживания или товарные чеки на масла.
Минтрансом утверждены методические рекомендации, в которых прописаны нормы расхода ГСМ. Такие же нормы содержатся в технической документации по транспортному средству. Согласно этим нормам и рассчитывается расход бензина на автомобиль.
Если по транспортному средству, используемому ИП в своей деятельности, нет нормы расхода топлива или норма превышена, ИП вправе сам прописать свою норму расхода ГСМ в приказе. А затем придерживаться ее при расчете расходов. Документом, подтверждающим расход бензина, является путевой лист — порядок его заполнения утвержден Минтрансом. Путевой лист оформляется ежедневно или на срок не больше месяца. Для удобства вы можете оформлять путевой лист раз в месяц, если ваши поездки нерегулярные.
Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН
Можно ли расходы на ГСМ не нормировать, а списывать в полной сумме
Можно. Обязательных требований к нормированию стоимости ГСМ ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предъявляет. При этом, если нормы вы не применяете, будьте готовы обосновать объем списываемого топлива в налоговом учете. Целесообразно установить одинаковый подход к учету расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. То есть либо и там и там применять нормы, либо не применять
Какие способы нормирования существуют
Первый — применять нормы, разработанные Минтрансом. Второй — учитывать ГСМ в пределах норм, установленных изготовителем .
Третий вариант учета расходов — использовать нормы, разработанные самостоятельно. Подтверждать эти нормы будут акты контрольного заезда транспортного средства в заданных условиях
Является ли нарушением пересмотр норм топлива в середине года
Это допускается, если изменение норм ГСМ обоснованно. Например, оказалось, что новый автомобиль расходует больше топлива, чем установили изначально. В расходы УСН списывают только экономически оправданные затраты, которые подтверждены документами. Причину изменений укажите в приказе директора фирмы о новых нормативах расхода топлива
Можно ли разработать разные нормы расхода ГСМ на зимнее и летнее время
Да, можно, законодательство это не запрещает. В приказе директора отразите, какие периоды считаются зимними и летними. Укажите зимние и летние нормы расхода топлива
Можно ли перерасход топлива удержать из заработной платы водителя
Можно, если перерасход — вина водителя. А это может установить комиссия, состоящая из директора и других специалистов (ст. 247 ТК РФ). Обязательно надо попросить работника объяснить перерасход. Издать распоряжение об удержании директор вправе только в течение месяца после расчета ущерба фирмы. И в размере, не превышающем один средний месячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок пропустили или сумма ущерба больше, то взыскать средства с работника можно только через суд
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.
Списание топлива по норме
Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.
Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.
В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.