Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель потерял трудовую книжку: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабоч��го времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки в третьей графе раздела с информацией о работе необходимо внести весь общий стаж работника (если таковой существует), который был приобретен до работы в данной организации. Трудовой стаж вносится суммарным числом без уточнений занимаемых должностей, названий организаций, в которых работал сотрудник, и без указания периода трудовой деятельности. То есть кадровику следует написать общее количество лет, месяцев и дней стажа, не ссылаясь при этом на подтверждающие документы (распоряжения, приказы о приеме/увольнении/переводе работника в предыдущих организациях).
Ниже отметки с общим числом рабочего стажа следует внести все записи из копий приказов с предыдущих рабочих мест сотрудника. Важно проверить, чтобы даты записей суммарно совпадали с общим количеством стажа. В противном случае дубликат трудовой книжки будет признан недействительным. Процесс по сбору копий приказов и распоряжений полностью возлагается на работодателя.
Как восстановить трудовую книжку если она утеряна
Утеря или порча документа не является правонарушением, за которое человека можно привлечь к ответственности. Но, как известно, без трудовой невозможно вести официальную трудовую деятельность. Поэтому её нужно восстановить.
Вне зависимости от того, кто является виновником утери или порчи документа, порядок его восстановления примерно одинаков. Чтобы восстановить книжку, потребует предпринять следующие действия:
- на последнем месте работы нужно написать заявление с просьбой завести дубликат трудовой. Заявление пишется на имя руководителя предприятия;
- если есть какие-либо документы, подтверждающие предыдущие места работы, их необходимо предоставить в отдел кадров;
- сотрудник отдела кадров, который является ответственным за хранение книжек, заводит дубликат. Оформление титульной страницы происходит точно так же, как при первичном оформлении. То есть работник должен принести свой паспорт и документы об образовании.
Данные вносятся также, как и всегда, с соблюдением всех правил и норм, прописанных в Инструкции. При этом есть и нюансы:
- если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до того момента, когда книжка была утеряна. Все цифры должны быть подтверждены документами;
- общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Как восстановить записи из утерянного документа
Если трудовая книжка утеряна, это не означает, что и вся пенсия также утеряна. Стаж можно подтвердить определёнными документами. Это:
- трудовые договоры;
- книжки колхозника;
- различные выписки и справки;
- ведомости о выплате зарплаты или расчётные листки.
Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, потерявший документ, ликвидировано, не стоит отчаиваться. Сведения обо всех работниках хранятся в архиве. Нужно понять, в какой именно архив обращаться. Если с момента увольнения прошло менее 15 лет, то в местную архивную организация. Если же более, то в архив по муниципальному образованию.
Если всё в порядке, и у работника хранятся копии трудовых договоров или другие документы, то с восстановлением записей проблем не будет. Ещё один вариант – восстановление сведений по копии трудовой книжки. Нередко бывает так, что сам работник или его начальство заранее делают копию документа. Она может понадобиться в различных ситуациях. Но это должна быть не просто копия, а правильно оформленная копия:
- копия снимается со всех необходимых листов книжки;
- на каждой странице должна быть запись «копия верна». Она может быть сделана от руки или поставлена штампом;
- под каждой записью «копия верна» должна стоять подпись ответственного работника, а также «живая» печать организации;
- если страниц несколько, то они нумеруются и сшиваются.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
- Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
- Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Что делать, если потерял трудовую книжку?
Трудовой книжкой является документированное подтверждение того, что на протяжении жизни человек занимался трудовой официальной деятельностью. Документ сопровождает работника с первого места трудоустройства до последнего. В книжку вводят всю информацию касательно проф. деятельности, наград и достижений. Во время нахождения новой работы ее должны потребовать. Также трудовая книжка подтверждает стаж для возможности выхода на пенсионное обеспечение.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Нередки ситуации, когда рабочий документ пропадает по чьей-либо вине. Что же делать, если утеряна трудовая книжка? Главное, не волноваться, так как можно восстановить сведения о стаже. Это займет некоторое время, но полностью вся информация о работнике будет возобновлена.
Заявление об утере трудовой книжки: образец
Составить заявление несложно самостоятельно, воспользовавшись образцом. Порядок оформления следующий:
- В верхней части указываются сведения об адресате (должность, ФИО руководителя, наименование фирмы) и заявителе (свои ФИО и должность).
- Посередине листа пишется наименование документа: «заявление».
- С новой строки излагается факт утери без объяснения причин происшествия и просьба о том, чтобы работодателем была оформлена новая трудовая книжка взамен утерянной. Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч. 5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ.
- В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой.
Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?
В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:
1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.
2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.
В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.
Что делать в случае потери трудовой книжки
Трудовая книжка — носитель информации о вашей профессиональной деятельности и трудовом стаже, она — основной документ, без которого обычно нельзя устроиться на работу. Если по вашей вине или по ошибке работодателя трудовая была утеряна, то не стоит отчаиваться — она подлежит восстановлению.
[2]
Многие считают этот советско-российский документ пережитком прошлого и относятся к трудовой книжке с пренебрежением. Но все-таки бесспорным остается тот факт, что трудовая книжка играет одну из главных ролей в деловой репутации работника, а порой этот «рабочий» документ оказывается ключевым при приеме на работу.
Но как быть, если ваша «трудовая» безнадежно утеряна? Мы решили разобраться в этом вопросе и рассказать, какие действия необходимо предпринять при восстановлении профессиональной биографии
Виноваты вы?
Трудовая книжка дает полное представление о профессиональном пути ее владельца. Согласно Трудовому кодексу РФ (а именно — статье 66) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Если трудовая книжка была утеряна по вашей вине, то в этой ситуации вы можете поступить следующим образом: «Работник, который потерял трудовую книжку, может выбрать один следующих способов: смириться с данной ситуацией и никак на нее не реагировать, либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
Следует обратить внимание на то, что сейчас закон не вынуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки. При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки работодатель по письменному заявлению оформляет данному лицу новую трудовую книжку (ч. 5, ст. 65 ТК РФ)», — рассказывает Галина Енютина, ведущий специалист по правовым вопросам Центра социально-трудовых прав.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.