Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Калькулятор среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Представлять ли сведения о среднесписочной численности, если нет работников?
В контролирующие органы ежегодно подаются сведения о среднесписочной численности. Формат отчета отражен в Приказе ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Рекомендации по правилам заполнения отражены в Письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353. Если среднесписочная численность работников на предприятии более 100 человек, то сведения подаются по электронным каналам связи.
В силу абз.3 п.3 ст.80 НК РФ (в ред.ФЗ от 23.07.2013 № 248) сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год представляются всеми налогоплательщиками, даже если нет наемных работников. Сведения могут не подавать индивидуальные предприниматели без работников. Однако ИП, привлекавшие за отчетные период наемных работников, сдают данные сведения. Также предоставляют сведения созданные вновь организации не позднее 20 числа следующего месяца, за которым они были созданы.
Отчет о среднесписочной численности подается только головной организацией, в том числе и по обособленным подразделениям.
Предусмотрены шрафы за несдачу сведений о среднесписочной численности работников: на организацию (ИП) – 200 руб, а на руководителя организации – от 300 до 500 руб.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Предоставление сведений о среднесписочной численности
Отчёт о среднесписочной численности персонала необходим для выполнения требований законодательства при заполнении бланков следующих деклараций:
- Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС);
- Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма РСВ-1 ПФР);
- Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018);
- Сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма П-4);
- Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия (форма N ПМ);
От показателя среднесписочной численности зависят:
- Возможность получения льгот по налогам, если предприятие использует труд инвалидов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество и земельный налог);
- И необходимость направлять в налоговую службу декларации за прошлый год в виде электронного документа, если численность персонала предприятия выше, чем сто чел. (статья восемьдесят НК РФ);
На какие нюансы ещё следует обратить внимание при расчётах?
Стандартной ситуацией вычисления ССЧ является подача отчёта за предшествующий год деятельности организации. Так, до 20 января 2015 года предприятия и предприниматели подают расчёт среднесписочной численности, которая у них была в 2014 году, в период с 1 января по 31 декабря включительно.
Однако организация могла работать и неполный год. В таком случае человеко-дни за все месяцы фактической деятельности фирмы всё равно делятся на 12, то есть на полное число месяцев в году.
Аналогичный подход применяется для организаций, которые отработали месяц не полностью. Численность работников за каждый отработанный день суммируется и делится на календарную длительность этого месяца. Если организация временно приостановила свою деятельность, это не освобождает её от обязанности подавать сведения по среднесписочной численности, которая рассчитывается по общим правилам.
Отдельный случай – создание фирмы в результате перерегистрации, ликвидации, на основе обособленного подразделения и т. д. Расчёт ССЧ в таких ситуациях производится не с момента начала функционирования новой организации, а с учётом данных предприятия-предшественника.
Как видно, определить среднюю численность сотрудников организации не составляет труда. Предприятия, использующие автоматизированные системы учёта персонала, как правило, имеют в своем распоряжении и программные средства, рассчитывающие показатель ССЧ самостоятельно.
Как считает калькулятор
Для расчета трудозатрат требуется ввести на лист «Описание работ» (кликните для увеличения) все выполняемые подразделением работы (операции), определить для каждой из них норму времени и указать количество повторений для каждой операции.
Трудозатраты на месяц = норма времени на операцию*количество операций.
Для того чтобы рассчитать численность, трудозатраты за месяц нужно разделить на месячный фонд рабочего времени — это значение и будет являться целевой численностью.
Полученное число будет нецелым, поэтому его нужно округлить до целых штатных единиц по следующему правилу — если целевая численность >1,15, то округляем вверх, если целевая численность
Загруженность сотрудника рассчитывается по формуле «трудозатраты / месячный фонд рабочего времени*количество штатных единиц».
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Рассчитать среднесписочную численность работников ИП, ООО: инструкция
ИП — это люди, которые занимаются своим бизнесом, часто используя наемный труд, поэтому они приравниваются к другим компаниям-работодателям. Индивидуальным предпринимателям также нужно сдавать отчеты. Вот инструкция, как рассчитывать среднесписочную численность работников ИП:
- В этом случае, так же как и в компаниях, организациях и на предприятиях, не берут в расчет сотрудников, которые числятся в отпуске на время учебы, по беременности или родам. Внешних совместителей также не нужно брать во внимание.
- Сотрудников, которые работают и они есть в штатном расписании, следует учитывать по документам (табелям) рабочего времени.
- Расчет ССЧ работников ИП производится по такой формуле: ССЧ ИП = кол-во работников полностью занятых / кол-во календ. дней в месяце.
Если у ИП за отчетный период работали люди на неполном дне, тогда нужно считать, сколько они по факту трудились чел./дней. Сложите все отработанные часы и разделите на продолжительность рабочего дня.
«ООО» — такой аббревиатурой обозначаются многие компании, организации и предприятия. Поэтому их расчет ССЧ будет выполняться по инструкциям, описанным выше.
Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
ПРИМЕРВ организации в списочном составе на 1 июня 2021 года было 250 человек, с 6 числа принято еще 10 человек, с 14-го – уволено 5 сотрудников, с 26-го – принято еще 10 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь 2021 года.Первые 5 дней работали 250 человек. Следующие 8 дней, с 6 по 14 июня 2016 года:250 чел. + 10 чел. = 260 чел.С 14 по 25 число июня прошло 12 дней. За это время численность изменилась:260 чел. – 5 чел. = 255 чел.Последние 5 дней месяца работали:255 чел. + 10 чел. = 265 чел.Рассчитаем среднесписочную численность за июнь: (250 чел. × 5 дн. + 260 чел. × 8 дн. + 255 чел. × 12 дн. + 265 чел. × 5 дн.) / 30 дн. = 7715 чел. / 30 дн. = 257 чел.
Формула расчета среднесписочной численности
В инструкции Росстата сказано так: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Стоит понимать, что есть 3 категории работников, которые учитываются в списочной численности, но при этом не включаются в расчёт среднесписочной численности:
- женщины, которые на момент произведения расчётов находятся в отпуске по беременности и родам;
- женщины или иные работники, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком до тех пор, пока ему не исполнится 1,5 или 3 года;
- сотрудники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или для того, чтобы поступить в учебное заведение.
Пример расчета среднесписочной численности
Чтобы точно понять, как рассчитывается среднесписочная численность работников, необходимо привести наглядный пример.
На конец декабря среднесписочная численность сотрудников ООО «Ромашка» была 27 человек. После праздников, 11 января, на работу было принято ещё 9 человек, но при этом в конце января (30.01) уволилось 6.
Расчёт:
- с 01.01. по 10.01 – 27 человек
- с 11.01 по 29.01 – 36 сотрудников
- с 30.01 по 31.01 – 30 работников
Считаем:
- (10 * 27) + (19 * 36) + (2 * 30) = 1 014
- 1 014 / 31 = 32, 7
Так как получилось нецелое число, его необходимо округлить. После запятой стоит цифра больше 5. Следовательно, нужно округлить в большую сторону. Получается, что среднесписочная численность сотрудников на конец января составляет 33 человека.
Другой пример. Фирма ООО «Лютик» зарегистрировалась 10 марта. Сразу же по договору было принято на работу 17 человек. До конца марта их состав не менялся.
Расчёт:
- 22 * 17 = 374
- 374 / 31 = 12, 1. По правилам округления получается, что в марте среднесписочная численность составила 12 работников Чтобы подсчитать СПЧ по итогам года, необходимо сложить все показатели за каждый месяц, а потом разделить на 12.
Пример:
- СЧР за 1 квартал – 44 человека
- СЧР за 2 квартал – 42 человека
- СЧР за квартал – 45 человек
- СЧР за 4 квартал – 41 человек
Расчёт СЧР за год:
- (44*3) + (42*3) + (45*3) + (41*3) = 516
- 516 / 12 = 43 сотрудника
Сделаем расчёт СЧР за неполный год работы. Вводные данные следующие:
- август – 270
- сентябрь – 287
- октябрь – 284
- ноябрь – 269
- декабрь – 274
Считаем: (270 + 287 + 284 + 269 + 274) / 12 = 115, 3. После округления получается, что средний показатель равен 115 человек.
Чтобы рассчитать СЧР по тем сотрудникам, которые работают неполное рабочее время, нужно:
- рассчитать количество человек-часов по всем работникам, которые имеют неполное рабочее время;
- рассчитать среднюю продолжительность рабочего дня;
- произвести расчёт СЧР.
Необходимо привести пример. В ООО «Неон» один работник работает 6 часов в день, а второй – 5 часов в день. В июне 2018 года был 21 рабочий день. Продолжительность рабочей недели 40 часов (8 * 5). Делаем расчёт:
- 6 * 21 = 126 часов отработал один работник
- 5 * 21 = 105 часов отработал второй работник
- 231 час они отработали вдвоём в июне
- 231 / 8 = 28, 8 – количество человека – дней
- 28, 8 / 21 = 1, 4. Согласно правилам округления получается 1.
Какими формулами пользоваться
Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.
Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.
Расчет производится по формуле:
СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12
Где:
- СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
- СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
- 12 – число месяцев в году.
Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.
Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.
СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).
Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:
СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день
Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:
СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц
Где:
- Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
- КД месяц – число календарных дней.
Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.
Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.
Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.
Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:
ЧАСЫ неполный день : Норматив
Где:
- ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
- Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).
Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.
Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:
СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц
Где:
- ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
- РД месяц – число рабочих дней месяца.
В ООО установлена 40-часовая 5-дневная неделя. С января по ноябрь работало 15 человек, в декабре четверо лиц было уволено. На сентябрь и октябрь с 5 сотрудниками были заключены договора на неполный день, по которым они трудились ежедневно по 4 часа. В течение года на предприятии работало 3 совместителя, которые числятся в другой компании. Как рассчитать среднесписочную численность работников за год? Формула:
(СЧР янв + … + СЧР дек) : 12
Так как совместители при калькуляции не учитываются, то с января по ноябрь СЧР была равна 15 чел., в декабре — 11. Посчитаем количество лиц, которые присутствововали на предприятии не все время. В сентябре и октябре было по 22 трудовых дня:
(4 часа x 5 сотрудников x 22 дн.) : 8 часов : 22 дн. = 2,5 чел.
СЧР за сентябрь и октябрь составила: 15 + 2,5 = 17,5 чел.
Подставим эти значения в формулу:
СЧР за год = (15 х 9 + 17,5 х 2 + 11) : 12 = 181 : 12 = 15 человек.
Списочная численность
Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.
В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.
| Включаются в списочный состав | Не включаются в списочный состав |
|
|