Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перейти на электронную трудовую книжку или нет?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
Переход на электронную трудовую книжку: преимущества и недостатки
Нововведения изменят процессы приема на работу и увольнения. При выборе электронной версии начиная с 2020 года в последний рабочий день вместо привычной трудовой сотруднику выдается форма СТД-Р — выписка из электронной книжки о трудовой деятельности гражданина. На новом месте работы достаточно предъявить этот документ.
При выборе бумажной версии в книжке, как и раньше, сделают запись об увольнении и выдадут ее на руки. Но одной книжки теперь недостаточно. При новом трудоустройстве кроме нее придется представить и выписку из электронной версии.
Выделим преимущества электронной трудовой книжки:
- оперативный доступ к данными возможность их использования для получения госуслуг;
- новые возможности для удаленного трудоустройства;
- проще оформить пенсию;
- упрощение кадрового делопроизводства;
- минимальные риски внесения ошибочных данных;
- невозможность утери бумажной трудовой книжки.
Новая система упростит и сделает более доступным получение информации для заинтересованных сторон. У нее, бесспорно, много плюсов, но вместе с тем есть и недостатки:
- утечка информации или ее уничтожение при хакерских атаках;
- бумажные книжки всё равно нужно хранить;
- двойная работа для кадровиков в случае выбора обычной трудовой.
Переход к новому формату займет время, а пока есть возможность взвесить все за и против, чтобы определиться, продолжать вести бумажную книжку или довериться новой системе с ее заманчивыми перспективами.
Как оформлять бумажные справки
Многих беспокоит, нет ли в электронной книжке ошибок, уменьшающих трудовой стаж и размеры будущей пенсии. Проверить это очень легко, оформив выписку в Личном кабинете на портале Госуслуг. Уйдут на это считаные минуты. Скорость получения информации – ещё одно преимущество электронного формата. Нужно быть только зарегистрированным на портале и иметь подтвержденную учётную запись. А если подтверждённой учётной записи нет – тоже нет никаких проблем. Нужно обратиться за выпиской к своему последнему работодателю, в местное отделение Пенсионного фонда или в МФЦ. По вашему выбору вам там оформят электронный файл с цифровой подписью или выдадут бумажную справку с печатью. Электронную или бумажную выписку из ЭТК также обязан выдавать уволняющемуся сотруднику работодатель.
При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники МФЦ, оформляющие справки, прямого доступа к вашей электронной трудовой книжке не имеют. Вся эта информация закодирована и защищена от несанкционированного использования.
Как внести в ЭТК исправления, если неточности вдруг обнаружились? «По ошибкам, связанным с прошлой работой, надо обращаться к прежним работодателям или в ПФР, по записям о текущей работе – к нынешнему работодателю. Они сделают все нужные поправки по вашему заявлению», – советует Вячеслав Филиппов.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
Особенности трудоустройства работника с бумажной трудовой книжкой
При увольнении с последнего места работы гражданин получает на руки только традиционный документ с записью об увольнении. Работодатель ведет двойной учет: делает запись в бумажной трудовой книжке и заполняет сведения в электронном виде, но выписку из цифровой системы предоставлять не обязан.
Работник при поступлении на новое место работы должен предоставить оба документа: обычную трудовую книжку и выписку из электронной системы. Для ее получения необходимо подать запрос одним из способов:
- в МФЦ;
- отделение пенсионного фонда РФ;
- на портале государственных услуг и через личный кабинет Пенсионного фонда.
Компания «Проверка труда» — эксперт в области трудового права. Мы проведем профессиональный кадровый аудит, поможем наладить работу отдела персонала, привести в порядок документацию и подготовиться к любым проверкам. Оставьте заявку на сайте или позвоните по указанным телефонам, чтобы получить консультацию об услугах, особенностях трудового законодательства, плюсах и минусах электронной трудовой книжки.
Как будет проходить внедрение
Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.
Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.
Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.
Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:
- трудовые книжки;
- договоры.
За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.
Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.
Обязательно ли всем сотрудникам переходить на электронные трудовые книжки?
До конца 2020 года работодатели должны были собрать у сотрудников заявления — либо о просьбе продолжать ведение бумажной трудовой книжки (БТК), либо о просьбе вести только электронную трудовую книжку.
Переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК) или нет — желание работника. Его нельзя обязать принудительно сменить формат трудовой книжки.
Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно.
Когда не надо вести бумажную трудовую:
- Человек впервые устроился на работу в 2021.
- Сотрудник отказался вести бумажный вариант трудовой.
Что будет после 2020 года?
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.
Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
Информация о трудовой деятельности работника будет заноситься в цифровой документ на основании. ЭТК содержит в себе все разделы бумажной трудовой книжки.
Получить выписку из ЭТК работник может в день увольнения или в течение 3 дней по запросу в период работы. Она выдаётся по форме СЗИ-ТД, которая заполняется работодателем на основании кадровых документов (приказов, заявлений).
В КоАП РФ предусмотрена ответственность за своевременное предоставление сведений по форме СЗВ-ТД или внесение в неё информации с ошибками. Мера и форма наказания для должностных лиц, нарушающих установленный законом порядок ведения ЭКТ, определена статьёй 5.27 КоАП РФ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.
В профессиональной деятельности некоторых граждан наступает момент, когда «Сведения о работе» полностью заполнены и новые данные вносить некуда. Некоторые работодатели находят креативные выходы из ситуации, например, вносят информацию в раздел «Сведения о награждении», зачеркивая титульную надпись на странице, или подшивают чистые листы.
Ни одно из перечисленных действий допустимым не является. В случае, если графа «Сведения о работе» в трудовой книжке переполнена, сотруднику выдается вкладыш. Сведения о нем вносятся на титульный лист, в верхний правый угол. Указание серии и номера выдаваемого вкладыша обязательно.
Возможно как внесение сведений от руки, так и заполнение отпечатка штампа 10х25 мм. Нумерация записей при оформлении вкладыша продолжается.
Формы трудовых книжек
Законодательством РФ установлено несколько видов бланков трудовых книжек, признанных действующими и не подлежащих обязательной замене:
- Бланк 1938 года;
- Бланк 1973 года;
- Трудовая книжка колхозника на бланке 1975 г;
- Бланк 2004 года.
Данные, указываемые во всех этих документах совпадают, хотя принципы внесения немного различны. В графе «Сведения о работнике»:
Заполняют:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата рождения.
- Подпись владельца.
- Дата выдачи.
- Сведения о присвоенной квалификации и образовании.
- Проставляется гербовая печать фирмы, осуществляющей оформление трудовой книжки.
- Вносится подпись сотрудника кадровой службы, заполнившего трудовую книжку.
Теперь разберемся в отличиях всех этих видов.