Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «1. Система организации оплаты труда в бюджетных учреждениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.
Не стоит экономить на ФОТ
Однако не следует увлекаться таким снижением. Работник вправе рассчитывать на справедливое трудовое вознаграждение. Финансовая мотивация является одним из самых сильных факторов, влияющих на текучесть кадров, их квалификацию, а также эффективность выполнения трудовых обязанностей. Скудный фонд оплаты труда может провоцировать работников на правонарушения с целью как-то восполнить недополучаемые средства незаконным образом.
Если выразиться проще, в преобладающем большинстве сотрудники работают именно так, как им платит работодатель.
Ключевое отличие фонда оплаты труда от фонда заработной платы — это состав выплат: в ФОТ учитывают все, что платят сотруднику, а в ФЗП включают только вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Единой формулы для исчисления показателей нет. Расчет зависит от конкретных выплат, которые закреплены в локальных нормативах предприятия.
Основанием для исчисления служат штатные расписания и фактические данные учета, отраженные в расчетных ведомостях и табелях отработанного времени. Для расчета следует установить конкретный интервал времени. Обычно расчетчики используют такие временные промежутки — час, день, месяц, год.
Вот как рассчитать фонд заработной платы как процент затрат на сотрудников:
ФЗП / расходы на служащих × 100 %.
Этот расчет позволяет определить долю зарплатных отчислений в составе совокупных затрат на персонал.
1. Объявить простой.
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (статья 157 ТК РФ).
2. Перевести сотрудников на дистанционную работу.
По соглашению сторон сотрудников, постоянное присутствие которых на рабочем месте не требуется, можно перевести на дистанционную работу (глава 49.1 ТК РФ). Это позволит уменьшить расходы на оплату труда, услуги ЖКХ, а возможно и отказаться от излишних арендуемых площадей.
3. Работать неполный день.
Сотрудников можно перевести на неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ), или предложить гибкий режим труда с введением суммированного учёта рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).
4. Изменить организационные или технологические условия.
Такая мера (ст. 74 ТК РФ) добавит сотрудникам дополнительные обязанности, но при этом позволит сохранить ряд должностей.
5. Удалить невостребованные вакантные должности из штатного расписания.
Часто вакантные должности присутствуют в штатном расписании для того, чтобы только перераспределять фонд оплаты труда в пользу имеющихся сотрудников. Если в данный момент вы не ищете кандидата на вакантную должность, из штатного расписания её следует удалить.
6. Перейти на сдельную форму оплаты труда.
Сотруднику можно выплачивать зарплату не за фактически отработанное время, а за выполненную работу по утверждённым расценкам (если производственные условия и специфика работы позволяют сделать это (ч. 2 ст. 150 ТК РФ)).
7. Исключить нестимулирующие выплаты.
Речь идёт о ежемесячных доплатах за наличие высшего образования и выслуге лет. Как правило, такие доплаты не стимулируют сотрудника работать эффективнее. А между тем, средства можно распределить рациональнее.
8. Изменить систему выплат.
С сотрудниками можно попробовать договориться о сокращении заработной платы по соглашению сторон с целью сохранения рабочих мест. Премии можно и оставить, но «зашить» в мотивационную модель, выплачивая при достижении полезных для организации результатов.
Обратите внимание, что для того, чтобы ограничиться выплатой работникам только оклада, в локальном акте компании о порядке премирования сотрудников также обязательно нужно указать, что выплата премии является правом, а не обязанностью работодателя.
Важно! Проводить оптимизацию оплаты труда следует в строгом соответствии с законом и сложившейся судебной практикой. А весь процесс зафиксировать документально. В противном случае эффект экономии перекроют судебные издержки.
Планирование фот в бюджетном учреждении
В наше время большинство бюджетных учреждений финансируется по нормативному принципу, то есть им выделяются средства, исходя из затрат и количественных показателей. При этом уровень образования может снижаться. Ведь на зарплату педагогов влияет число учеников в классе, а не отметки получаемые ими. Поэтому необходимо сделать так чтобы в расчет брались качественные показатели, например, одним из главных показателей для оценки работы учителя, может служить удельный вес школьников, сдавших Единый государственный экзамен на «хорошо» и «отлично». И в Лицее, где большинство выпускников сдали государственный экзамен на двойки и тройки, педагогам не стоит рассчитывать на хорошую зарплату.
На языке специалистов такая планируемая система финансирования будет называться бюджет, ориентированный на результат.
Правительство Российской Федерации наметило ряд первоочередных мер в реформировании системы финансирования бюджетных учреждений. Можно выделить четыре основных направления:
1. Оптимизация действующей сети получателей бюджетных средств.
2. Уточнение правового статуса и реорганизации бюджетных учреждений.
3. Переход к новым формам финансового обеспечения предоставления государственных (муниципальных) услуг.
4. Внедрение методов формирования бюджета, ориентированного на результат.
Под оптимизацией действующей сети получателей бюджетных средств подразумевается проведение инвентаризации всех бюджетных учреждений и реестров получателей бюджетных средств по главным распорядителям. Это делается с целью административного и финансового переподчинения ряда получателей бюджетных средств соответствующим профильным министерствам и ведомствам; ликвидации «лишних» бюджетных учреждений, чья деятельность дублируется; устранения ситуации, при которой распорядителями средств бюджета одного уровня власти являются органы другого уровня власти.
Второе направление реформирования направлено на уточнение статуса учреждений и внедрение новых организационно-правовых форм бюджетных организаций, способных наиболее эффективно предоставлять государственные (муниципальные) услуги, оплачиваемые за счет бюджетных средств. На данном этапе возможно проведение сравнительной оценки потребности в предоставлении бюджетных услуг и их фактического предоставления. При этом может возникнуть ситуация, при которой окажется, что часть бюджетных услуг вообще не востребована, а другой не хватает. Вот и получается, что бюджетные средства уходят не туда куда, хотелось бы.
Переход к новым формам финансового обеспечения предоставления государственных (муниципальных) услуг предусматривает постепенный отказ от сметного финансирования бюджетных учреждений; широкое использование механизма государственного (муниципального) социального заказа; применение конкурентных способов распределения бюджетных средств (проектный метод); финансовую привлекательность выполнения государственных заданий. Учреждение должно не просто получать бюджетные средства в виде финансирования, но и прикладывать какие то усилия, бороться, для того чтобы получить дополнительные средства на развитие деятельности.
Методы формирования бюджета, ориентированного на результат, — это, прежде всего, повышение ответственности министерств и ведомств за достижение поставленных целей и эффективное использование бюджетных средств; внедрение механизмов бюджетирования, ориентированного на результат; переход на контрактную систему финансирования бюджетных услуг.
Как оценить результативность работы учреждений образования? Сфера образования и связанные с ней финансовые потоки — одна из самых сложных сфер, как для экономистов, так и для юристов. В большинстве случаев к ней невозможно применить стандартные понятия финансового анализа: рентабельность, ликвидность и другие. Однако какие-то критерии результативности нужны и здесь. Среди прочего, работники образования также должны быть материально заинтересованы в результатах своего труда, как и работники других отраслей. В этой связи интересна попытка установить и описать критерии результативности деятельности муниципальных учреждений образования.
1.1. Участие в городских областных, региональных, всероссийских, международных программах, конкурсах, фестивалях, выставках, научно-практических конференциях и других мероприятиях.
1.2. Поддержание и улучшение материально-технической базы учреждения, сохранение и увеличение основных фондов.
1.3. Методическая деятельность.
1.4. Взаимодействие с другими учреждениями образования, общественными организациями по осуществлению образовательных и социально-экономических программ и задач.
1.5. Повышение квалификации работников. Создание условий для творческого роста персонала.
1.6. Правильная расстановка и рациональное использование трудовых ресурсов учреждения, поддержание благоприятного морально-психологического климата в коллективе.
Кто и как проводит расчёт?
Обязанности по планированию и контролю Фонда оплаты труда могут поручаться разным лицам в зависимости от размеров и организационной структуры предприятия.
В маленьких фирмах этим может заведовать непосредственно руководитель или главный бухгалтер.
При расширении производства планирование ФОТ может перейти к планово-экономическому отделу с участием специалиста по кадрам, контроль и исполнение же останутся за бухгалтерией. Как рассчитать фонд оплаты труда правильно? Методы расчета фонда оплаты труда могут быть разными.
Анализ ФОТ должен начинаться с определения его фактических размеров. Это можно сделать, подсчитав фонд за прошедший период. Для этого нужно суммировать все его составляющие, отражённые в бухгалтерской отчётности.
Трудовой Кодекс России относит к Фонду оплаты труда четыре составляющих: оплату за отработанное время, оплата за неотработанное время, единовременные поощрительные выплаты и выплаты на питание, жильё, топливо.
В состав оплаты за отработанное время входят заработная плата по повременным и сдельным ставкам, стоимость продукции, выданной в качестве натуральной оплаты, доплаты и набавки, связанные с переработкой, вредными условиями работы. Сюда относятся также премии и другие мотивационные выплаты, имеющие регулярный характер.
Оплата за неотработанное время в основном состоит из оплаты ежегодных и дополнительных отпусков, учебных отпусков, льготных часов подросткам, оплаты обучения работников, оплаты труда работников, привлекаемых к государственным или общественным обязанностям. Сюда же входят оплаты вынужденных простоев и прогулов.
Как единовременные поощрительные выплаты учитываются все выплаты нерегулярного характера, такие как компенсация неиспользованного отпуска, дополнительные отпускные, материальная помощь, годовая премия и другие.
Выплаты на питание, жильё, топливо представляют из себя затраты, которые предприятие несёт на обустройство быта работников: предоставление им жилья или компенсацию арендной платы, снижение цен в столовой, оплата бензина.
Все выплаты, включённые в Фонд оплаты труда, проходят в бухгалтерском учёте по счёту 70, сальдо которого отражается в журнале-ордере №10. Фонд оплаты труда за прошедший период представляет из себя дебетовый оборот по счёту 70 за этот же период.
Для анализа ФОТ информацию можно также брать из форм статистической отчётности № П-4 “Сведения о численности, заработной плате и движении работников”, № 1-Т “Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности”.
Для упрощения аналитической работы на предприятии операции по счёту 70 могут обобщаться в сводной ведомости.
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы отметить, что фонд оплаты труда при всей своей простоте, достаточно сложная структура.
Для ее четкого построения требуются квалифицированные специалисты, умеющие анализировать и планировать ситуацию на рынке и на предприятии.
Понятно, что всего не учтешь, но, все же, обладая необходимыми навыками, можно спрогнозировать процентов 70 того, что произойдет.
Грамотный специалист всегда сможет с большей точностью расписать все статьи расходов, планируемые в связи выплатами зарплаты, и составить точную смету. По истечению отчетного периода, он же сможет проанализировать свою работу и выявить те траты, которые были необоснованными.
То есть сократить те направления в формировании ФОТ, которые оказались невостребованными в прошедшем временном отрезке. Таким образом, специалист оптимизирует размер фонда и сократит издержки предприятия.
Руководитель каждой организации самостоятельно решает, что входит в фонд оплаты труда: заработная плата работников; премиальные выплаты; стимулирующие и компенсационные надбавки; отпускные; материальная помощь; пособия; страховые взносы.
Все выплаты и платежи, включаемые в ФОТ, производятся исключительно за счет средств работодателя. Пособия, которые оплачивает ФСС, в него не включают. Поэтому входят ли больничные в фонд оплаты труда — только за 3 дня, оплачиваемых работодателем из собственных средств.
Окончательный состав выплат, включаемых в ФОТ, закрепляют в учетной политике организации и применяют для планирования и отчетности. С его помощью анализируют эффективность затрат на персонал и другие экономические показатели.
Смета предназначена для планомерного использования средств. Ее формируют на год, но разбивают по месяцам или кварталам. По смете можно определить направления расходования средств и размер компонентов ФОТ.
Для каждой категории работников предназначены свои «зарплатные» расходы. Это требуется для контроля использования средств и получения требуемой информации для внутреннего планирования.
Смету составляют не только по главным элементам заработной платы, но и социальным выплатам.
Смета ФОТ является элементом планирования, который наиболее распространен в крупных компаниях. Для анализа и расчетов требуется специалисты высшего уровня и соответствующей квалификацией. Современные коммерческие структуры часто пренебрегают сметой ФОТ.
Перед началом планирования следует проанализировать показатели ФОТ за предыдущий период, который внесен в бухгалтерскую отчетность. Все выплаты должны быть прописаны на счете 70.
Фонд оплаты труда является дебетовым оборотом счета 70 за определенный период.
Приведенная формула является общим методом планирования. Дополнительно существует еще три:
- Поэлементный метод. Основой является показатель за интересуемый период только по определенным группам (специалисты, сдельщики, руководство). Расчет производят следующим образом:
- для повременщиков: ФОТпов * Ч (Ч — численность);
- для сдельщиков: ФОТсд*Ч*Т*К (Т – тарифная ставка, К — коэффициент);
- для руководства, специалистов: О*Ч (О – должностной оклад).
Классическая схема предусматривает суммирование всех выплат сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей с поправкой на коэффициент среднесписочной численности. Перед тем как рассчитать фонд заработной платы, следует вычислить этот показатель:
ССЧгод = ССЧ1 + ССЧ2 + … + ССЧ12.
Таким образом, складываются показатели за каждый месяц. Месячное значение рассчитывается, исходя из количества занятых работников. К примеру, на 1 апреля в организации числятся 20 сотрудников, оформленных на полную ставку. 15 апреля один из них уволился, а 20 апреля были приняты 2 сотрудника. То есть первые 15 дней числились 20 чел., 4 дня — 19 чел., а оставшиеся 11 дней — 21 чел. Рассчитаем ССЧ:
ССЧ4 = (20 × 15 + 19 × 4 + 11 × 21) / 30 = 20 чел.
Формула расчета ФЗП выглядит так:
ФЗПгод = ЗПср × ССЧгод × 12,
где:
- ЗПср — средняя сумма выплат сотрудникам за работу.
Существует еще формула фонда часовой заработной платы, в которой учитывается количество отработанных человеко-часов, определяемое по табелю учета рабочего времени:
ФЗПчас = ЗПтар × Кч/час,
где:
- ЗПтар — заработная плата, начисленная по часовой тарифной ставке. Сюда включаются доплаты за работу в ночное время и компенсации, связанные с условиями труда;
- Кч/час — количество отработанных человеко-часов.
Формулы расчета фонда оплаты труда
Самый сложный и актуальный вопрос касаемо ФОТ – это его сметный расчет или планирование на предстоящий месяц, год и т.д.
Сметный расчет понадобится вам для обоснования себестоимости строительно-монтажных работ, для заполнения форм КС-3 и для внутрифирменного механизма расчета себестоимости, если ваше предприятие реализует долгосрочные затратные услуги или работы.
Как рассчитать фонд оплаты труда? Обратимся к пошаговому алгоритму.
1. Проведите подготовительную работу, собрав необходимую для расчета информацию: штатное расписание, расчетные ведомости, Оборотно-сальдовую ведомость по 70 счету, корпоративные политики по оплате труда и материальному стимулированию работников, политики KPI, табели учета рабочего времени. Все документы должны быть собраны и действовать за интересующий вас отчётный период.
2. Далее выделите из общего перечня штатных единиц три группы:
- производственные рабочие с сдельной / повременной / смешанной формой оплаты труда;
- служащие и работники с окладной формой оплаты труда;
- руководящий персонал.
Чтобы в будущем пользоваться информацией из баз данных без траты лишнего рабочего времени, задайте в системе учета как минимум следующие аналитики:
- принадлежность выплаты отделу, ЦФО, и группе специалистов;
- окладный, сдельный, повременный, премиальный или социальный вид выплаты.
3. Для каждой группы определите среднюю заработную плату.
Для сдельной и повременной части нужно рассчитывать среднюю заработную плату за единицу продукции, или за единицу времени (час, рабочая смена и т.д.).
Теоретические аспекты бюджетирования
Что же такое «бюджет» и процесс «бюджетирование»? Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения предприятия, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая.
Предположим, что годовой бизнес – план по персоналу – это проект. Тогда «под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное (утверждённое) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре. Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счётов, так и с использованием специального плана счетов управленческого учёта» (Справочник по управлению персоналом, №2, 2003).
Процесс бюджетирования охватывает четыре стадии: составление проекта бюджета, рассмотрение и утверждение его полномочным лицом, исполнение бюджета и контроль, составление отчёта об исполнении бюджета и его анализ. Принципами бюджетного процесса является единство, самостоятельность, балансовый метод.
По сути дела, бюджетирование для специалистов по HR – это процесс планирования бюджета расходов на персонал, организация затрат, контроль за денежными средствами и анализ их расходования.
Плюсы и минусы существования бизнес – плана по персоналу
Безусловно, прежде чем спланировать бюджет службы персонала, необходимо иметь в наличии Бизнес – план компании по персоналу. Будучи на авторском семинаре Зоси Герчиковой, мы с коллегами выделили ряд причин, по которым существование бизнес — план просто необходимо, а также сложности, которые возникают при его наличии.
Итак, бизнес – план по персоналу нужен для компании, потому что позволяет:
- грамотно простроить стратегию работы с персоналом, исходя из целей компании;
- определить бюджет расходов на персонал и отстоять его перед руководством;
- спрогнозировать возможность достижения целей компании с точки зрения развития человеческого ресурса фирмы;
- презентовать план работы специалиста по HR перед другими менеджерами компании;
- «держать в голове» приоритеты в работе с персоналом;
- разработать несколько вариантов плана в зависимости от существующей бизнес — стратегии, в которой прописаны разные сценарии развития компании;
- показать «прозрачность» работы с персоналом для учредителей;
- формировать необходимый уровень взаимоотношений с окружающей социальной средой, что является актуальным для градообразующих предприятий;
- произвести оценку стоимости фирмы и т.д.
Сложности, которые могут встречаться при наличии бизнес – плана по персоналу:
- трудно убедить руководство на получение финансового ресурса в необходимом размере и закрепить эти статьи расходов;
- отсутствует гибкость при управлении бюджетом, если в стратегическом плане компании не предусмотрен механизм контроллинга и коррекции;
- сложно предусмотреть непредвиденные затраты;
- при долгосрочном планировании цена ошибки очень велика;
- возникает психологическое сопротивление специалистов по HR перед » более объективной» оценкой эффективности работы службы по персоналу руководством компании и т.д.
Модель бюджета оплаты труда (заработой платы)
Бюджет оплаты труда должен составляться в целом по компании с разбивкой по подразделениям. В рамках каждого подразделения рекомендуется выделять переменную и постоянную часть. Постоянная часть планируется на основе действующего штатного расписания. А переменная часть бюджета оплаты труда рассчитывается на основе схем мотивации центров финансовой ответственности ЦФО (см. Книгу 4 «Финансовая структура компании»).
Кстати, именно поэтому плановый бюджет оплаты труда рассчитывается в несколько шагов. Сначала планируется постоянная часть заработной платы. Для того чтобы посчитать переменную часть, необходимо получить данные о тех показателях, которые используются в схемах мотивации ЦФО. Поэтому переменная часть оплаты труда может быть рассчитана значительно позже, чем постоянная.
Для некоторых ЦФО могут быть разработаны схемы мотивации в соответствии с которыми фонд материального поощрения (ФМП) ЦФО может зависеть от экономии по некоторым статьям затрат (см. Книгу 4 «Финансовая структура компании»). В некоторых компаниях задаются вопросом – нужно ли включать в бюджет оплаты труда премии от экономии?
Естественно, что нет, иначе будет возникать большая путаница. Если закладывать такие премии, то это означает, что статьи затрат, от которых они зависят, завышены, а иначе, откуда может взяться экономия? В бюджетах нужно закладывать те цифры, которых компания хочет достичь. Если же некоторые ЦФО сработают лучше, то они получат дополнительную премию, но в бюджетах ее быть не должно.
Справка о ежемесячном ФОТ
Начнем с вопроса, для чего брать эту справку, и кто может ее запросить. Если берется кредит или заем, то банк может потребовать предоставить эти данные для того, чтобы удостовериться в платежеспособности гражданина.
Справка также может понадобиться работникам ФСС, ПФР или налоговой, если у них возникают сомнения в деятельности организации. В бюджетных организациях такая ситуация является довольно распространенной, а вот частные предприятия она касается реже.
Если возникла необходимость в получении данной справки, то необходимо обратиться в бухгалтерию, где вам ее составят, далее на бумаге ставит подпись главный бухгалтер или руководитель предприятия, также обязательно ставится печать организации.
Форма справки регулируется либо предприятием (если ее запрашивает банк), либо запросившим органом (у ФСС, налоговой и ПФР свои бланки для составления данной бумаги).
В справке указывается, кто инициировал ее, кто ее выдает, за какой период она, а также там печатается таблица, с полной информацией о размере ФОТ. Если запрашивается будущий период, то необходимо обратиться к данным планирования ФОТ.
Что включает в себя ФОТ?
Для вычисления общей величины расходов на выплату персоналу заработной платы производят расчет фонда оплаты труда, структура которого включает следующие данные:
- заработная плата, начисляемая работникам, вне зависимости от выполняемых ими должностных обязанностей;
- если оплата за работу сотрудникам начисляется в виде выпущенной продукции, то при расчете включают стоимость этой продукции;
- все поощрения, начисляемые работникам в виде денежного вознаграждения;
- если для сотрудников фирмы организовано бесплатное питание, то в фонд войдут средства, которые выделяются на него;
- надбавки за выполнение работы без перерыва, за выслугу лет;
- средства, начисленные в счет компенсаций больничных листов или прогулов не по вине работников;
- надбавки для выплаты сотрудникам, переведенным на нижестоящие должности;
- средства, выделяемые на проезд, оплату проживания для работников, работающих вахтовым методом;
- средства на зарплату сотрудникам сторонних организаций или индивидуальным предпринимателям, оказывающим разные услуги;
- средства для выплаты пенсий, если сотруднику пришлось выйти на пенсию в связи с наступлением особой ситуации (например, получена производственная травма, ставшая причиной получения инвалидности до достижения работником пенсионного возраста, предусмотренного законодательством).
Из расчета исключаются такие суммы, как:
- дивиденды;
- кредиты, выдаваемые сотрудникам без начисления процентов за пользование денежными средствами;
- социальные пособия, начисляемые и выплачиваемые из государственного бюджета;
- премии, выдаваемые персоналу за качественную работу в течение года;
- любые виды материальной помощи;
- компенсации, вызванные ростом цен.