Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности специалиста по документообороту». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.
1. Документовед относится к категории специалистов.
2. На должность:
— документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
— документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
— документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией/иного должностного лица.
4. Документовед должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
4.5. Организацию архивного дела.
4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
4.7. Основы программирования.
4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
4.10. Документообразование.
4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
4.14. Законодательство о труде.
4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.16. Правила и нормы охраны труда.
5. Документовед подчиняется непосредственно начальнику отдела документационного
обеспечения/заведующему канцелярией/иному должностному лицу.
6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие
права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Документовед вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников),
выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах
:
- Учет, контроль и хранение различных документов;
- Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
- Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
- Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Комментарии к должности
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).
Читать дальше: Наследство после смерти родителей без завещания
Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.
Основные требования к документоведу
Действующие квалификационные требования к документоведу предполагают несколько категорий документоведа в зависимости от образования и опыта.
| Документовед I категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет |
| Документовед II категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет |
| Документовед | Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы |
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.
Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:
- владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
- знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
- применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
- владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
- знание основ социальной психологии, социологии;
- использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
- владение основами экономики, трудового законодательства;
- соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
- знание норм и правил охраны труда.
Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.
- Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:
- по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
- о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
- о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина
- Документовед может запрашивать от различных структурных подразделений и иных работников компании (организации) любую информацию, которая ему потребуется для осуществления своих прямых функциональных обязанностей.
- Документовед имеет право работать с приказами, распоряжениями, инструкциями, в которых указаны его обязанности и права, а также критерии анализа качества выполнения им своих должностных обязанностей.
- Документовед может изучать проекты решений директора (руководителя) организации, связанные с его деятельностью.
- Документовед имеет право запрашивать у руководителя компании помощи, включая и обеспечение его техническими и организационными условиями и ресурсами для оформления определенных документов, то есть, прямого исполнения своих служебных обязанностей.
Должностные обязанности документоведа
Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:
1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.
3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.
4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.
5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.
6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.
7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.
Должностные обязанности данного специалиста индивидуально разрабатываются в каждой организации, учитывая ее специализацию.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах
- Учет, контроль и хранение различных документов;
- Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
- Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
- Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Квалификационные требования к должности документоведа
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.
При подборе персонала и определении требований к уровню квалификации работников следует учитывать изменения, внесенные федеральным законодательством.
Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.
Высшее профессиональное образование и стаж научно-педагогической работы не менее 3 лет, при наличии ученой степени кандидата наук стаж научно-педагогической работы не менее 1 года.
ведущий специалист (старшая группа должностей категории «специалисты»)
Наименование структурного подразделения
Отдел информатизации и технического обслуживания
Наименование вакантной должности (категория, группа)
(старшая группа должностей категории «специалисты»)
Квалификационные требования
Уровень профессионального образования по одному из указанных направлений подготовки (специальности)
Высшее профессиональное образование не ниже уровня бакалавриата по направлению подготовки (специальности) профессионального образования «Государственное и муниципальное управление», «Математика информатика», «Прикладная информатика (в экономике)», «Информатика и вычислительная техника» или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки (специальностям), указанному в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.
Без предъявления требований к стажу работы.
Необходимые базовые знания
Ведущий специалист должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:
1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка)
2) знаниями основ:
а) Конституции Российской Федерации;
б) Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
в) Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
г) Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий:
а) знаниями в сфере информационной безопасности и защиты информации;
б) знаниями основных положений законодательства о персональных данных;
в) знаниями общих принципов функционирования системы электронного документооборота;
г) знаниями основных положений законодательства об электронной подписи;
д) знаниями и умениями по применению персонального компьютера.
Должностные обязанности документоведа
Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:
1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.
3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.
4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.
5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.
6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.
7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.
Пример должностной инструкции документоведа — BankirKi
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях.
В любой организации практически каждый сотрудник имеет дело с теми или иными документами. Однако иногда или постоянно необходим отдельный специалист, который занимается в целом технологическими процессами работы с документами. Его называют документовед. Рассказываем на основании закона, что он делает: обязанности, знания и квалификация.
Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.
Высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее 5 лет. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
Провідний документознавець (обробка металів) має право:
3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і здійсненні прав.
3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов’язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов’язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.
Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа
Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:
- Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
- Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
- указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
- отраслевые документы — правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
- государственные стандарты на документацию и пр.