Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ (скачать бланк по форме УПД)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением УПД можно оформить не только отгрузку конкретных товаров, но и передачу определенных имущественных прав. Помимо этого, с помощью данной формы часто оформляются факт оказания услуги или факт выполнения работы. При этом в одном и том же бланке разрешается указать сразу несколько операций, связанных друг с другом.
Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.
Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.
Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ.
Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто оформляет универсальный передаточный документ
Типичные ситуации оформления универсальных передаточных документов:
- Хозяйствующий субъект отгружает покупателю приобретенные товары, а затем самостоятельно осуществляет их монтаж (сборку) на территории данного покупателя. Стоимость проданных товаров и стоимость услуг их монтажа (сборки) прописываются отдельными позициями в УПД.
- Одному и тому же заказчику хозяйствующий субъект доставляет груз и при этом осуществляет его экспедирование.
- Посреднические операции, по условиям которых товары (ценности) передаются посреднику (например, комиссионеру) для последующей их реализации, но без перехода к такому посреднику права собственности на эти товары (ценности). Передачу товаров посреднику для реализации можно оформить составлением УПД, указав в нем реквизиты договора посредничества в качестве основания передачи.
Как заполнить УПД в сервисе КУБ?
Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:
внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;
проверить правильность информации;
Ваш документ готов! Теперь вы можете сохранить его на жесткий диск своего компьютера или сразу отправить контрагенту по электронной почте.
Начните пользоваться сервисом КУБ и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2020 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре
Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).
Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.
Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.
Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.
Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?
Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.
От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ.
В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.
Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами, чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).
Правила составления универсального передаточного документа
Несмотря на то, что данная форма закреплена на законодательном уровне, ее применение не является обязательным. В ряде случаев, как уже говорилось выше, она может быть заменена другими документами или же скорректирована в зависимости от потребностей организации. Однако, следует отметить, что в документе должны содержаться некоторые обязательные реквизиты:
- его название,
- дата составления,
- наименование компании, сотрудниками которой он оформляется,
- смысл операции, которую он сопровождает,
- стоимость товарно-материальных ценностей или услуг,
- их количество,
- данные об ответственных лицах (с указанием должностей, фамилий-имен-отчеств),
- подписи с расшифровками.
Если документ подвергается изменениям и редактуре внутри предприятия, вышеупомянутую информацию из бланка исключать нельзя, в противном случае, универсальный передаточный документ не будет считаться законным основанием для бухгалтерских проводок, приходования операций и ТМЦ, возмещения НДС.
УПД: что это такое и пример заполнения
С 2013 года все субъекты коммерческой деятельности получили право вместо привычной отгрузочной документации (накладная по ф. ТОРГ-12, акт о выполнении услуг/ работ) и счета-фактуры оформлять передаточный универсальный документ, кратко называемый УПД. Это своеобразный гибрид, соединивший в себе реквизиты, нужные для вычета НДС и фиксации передачи товара (услуг): • основание и дату отпуска партии товара (исполнения работ); • перечень номенклатуры; • выделенный НДС; • подписи уполномоченных лиц. Согласно письменному указанию № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 года, выпущенному налоговой службой, универсальный передаточный документ выписывается при передаче или приеме объектов ОС, отгрузке материальных ценностей сторонним организациям, подтверждении оказания услуг. Кому подойдет УПД 2021 Несмотря на то, что он вполне заменяет собой традиционный счет-фактуру, использовать универсальный документ имеют право юридические лица и ИП при любых режимах налогообложения. Заполнение универсального передаточного документа имеет следующие особенности: • при статусе «1» он совмещает функции отгрузочного документа и счета фактуры; • при статусе «2» лишь свидетельствует о поставке материальных ценностей (услуг), то есть выполняет роль накладной или акта. Для фирм и ИП-упрощенцев заполнение формы УПД отличается только тем, что на спецрежиме следует проставить в левом углу статус «2», при котором передаточный документ выполняет роль обычной «первички» и не требует выделения НДС. Соответственно, фирмы и ИП, работающие на УСН, не прописывают исходные сведения, требуемые в стандартном счете-фактуре: • 5 стр. – ссылка на конкретный платежный документ (приходный ордер, банковское поручение); • 7 стр. – ставка НДС; • 10, 10-а, 11 стр. – указывающие на происхождение товара и номер таможенного документа (при импорте). Субъекты предпринимательства, обязанные уплачивать НДС, должны проставить в левом верхнем углу статус 1. При этом УПД обязателен к заполнению по всем правилам, применяемым к счетам-фактурам. Если документ содержит всю информацию, касающуюся начисления и вычета НДС, то дополнительно оформлять счет-фактуру не требуется. Форма УПД содержит нововведения, необычные для классических отгрузочных документов – строку «Наименование экономического субъекта». Здесь указываются названия продавца и покупателя. Если ставятся печати сторон, то заполнение этих строк (14 и 19) не будет обязательным. Изменения УПД с июля 2021 года С 01 июля 2021г. введена новая форма счета фактуры – с добавлением строчки, касающейся государственных закупок, получения субсидий и прочих федеральных инвестиций. Наименование строки «Идентификатор государственного контракта (соглашения)» перешло и в новый УПД. Компании и ИП, не связанные с государственными закупками, должны ставить прочерк. Чтобы избежать проблем с налоговыми структурами при получении вычетов по НДС, рекомендуется тщательно проверить бланк УПД. Образец 2021 года зарегистрированные пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки». Там же содержится база других бланков с примерами оформления, которые могут понадобиться в работе. Официально форма УПД с 01.07.2017 осталась прежней, и, поскольку он не является обязательным к применению, налогоплательщики вправе самостоятельно изменить бланк, чтобы привести его в соответствие к новому счету-фактуре. Корректировка Если при формировании допущена ошибка, можно внести изменения. Вариант исправления зависит от статуса: • при статусе «1» нужно выставить обновленный документ с верными данными, а в строку 1а занести номер, дату редактирования; • При статусе «2» неправильные показатели перечеркиваются, а корректные цифры прописываются сверху и заверяются подписью должностного лица. В недалеком будущем налоговики готовятся ввести в действие форму корректирующего УПД, на основании которого можно будет менять стоимость номенклатуры и ее количество. Регистрация УПД УПД, заменяющий счет-фактуру, в обязательном порядке подлежит регистрации и в книге покупок, и в книге продаж. У продавца все передаточное универсальные документы должны систематизироваться по хронологии, при этом дата регистрации должна совпадать с датой, указанной в строке 1. При несовпадении даты выписки УПД с датой отгрузки товара в книге продаж следует отразить выставленный универсальный передаточный документ в графе 2 (отгрузка) и в графе 6 (заполнение документа). Покупатель фиксирует принятый УПД в разделе 8 Книги покупок по дате, указанной в строке 16 («Дата получения»). ООО или ИП может самостоятельно внести дополнительные строки и графы. Для этого достаточно универсальный передаточный документ бесплатно скачать из раздела «Бланки» и, сохранив обязательные реквизиты, скорректировать бланк для большей информативности. В интернет-бухгалтерии «Моё дело» вы сможете формировать УПД в один клик, при этом ваши реквизиты подтянутся автоматически. Готовую форму можно будет выгрузить электронным файлом или распечатать. Таким же образом в сервисе формируются и накладные, акты, счета, платежки, отчеты. Вам не нужно тратить время на поиск бланков и их заполнение – система все делает сама. Делайте всю работу в одном окне и экономьте драгоценное время. Зарегистрируйтесь, чтобы получить три дня бесплатного доступа.
Время формирования УПД
Наравне с любой иной первичной документацией, универсальные передаточные документы нужно формировать одновременно или незамедлительно после осуществления любой хозоперации фирмы.
Даты, которые стоит указать в УПД:
- Получения или приемки;
- Фактического проведения операции;
- Формирования документа.
Особенности даты выставления счетов-фактур:
- При совпадении трех дат со временем определения базы налогов по НДС, сложностей не будет;
- При совпадении дат составления документации и фактического совершения сделки, данная дата будет датой для определения налоговой базы. А дата подписания документа сдачи-приемки работ заказчиком станет датой для расчета налоговой базы для работ;
- Если документ был сформирован перед или после отгрузки, то датой для работ станет дата приемки, а датой для налоговой – дата фактического проведения операции.
Правила оформления УПД
В приложениях № 2-4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96 приводится инструкция по заполнению УПД, включая и перечень операций, для оформления которых может использоваться данная форма. Особенности оформления УПД различны в зависимости от статуса документа:
- Статус «1» означает, что УПД сочетает счет-фактуру и акт передачи, значит, заполняются все строки, обязательные для этих документов (поля счета-фактуры оформляют с учетом правил для их заполнения, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в последней редакции). Наш пример заполнения УПД приведен для статуса «1».
- Статус «2» – УПД включает только передаточный акт и используется, как первичный документ. В этом случае не заполняются поля, обязательные для счета-фактуры: строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11; остальные поля нужно заполнить. Неверное указание статуса «2», вместо «1», не лишает покупателя права на налоговый вычет по НДС, если в УПД правила заполнения всех показателей, относящихся к счету-фактуре, соблюдены. Статус «2» применим для «упрощенцев» и тех, кто не является плательщиком НДС, поскольку выставление УПД не влечет для них обязанности уплаты данного налога.
Что указывать обязательно
Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:
- наименование бланка;
- дата, когда начали составлять;
- названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
- в чем заключается операция;
- результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.
Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:
- Применяется как СФ.
- Как первичка для отчетности.
Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.
Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя
Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.
Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:
- Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
- Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.
Какие документы заменяет
Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.
Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.
Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.