Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

2. Судебная практика относительно факсимиле

3. Как отличить факсимиле от оригинала

4. Как избежать неблагоприятных последствий

5. Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ

6. Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле

7. Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях

8. Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах

9. Использование факсимиле в гражданско-правовых документах

10. Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

11. По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

12. Счет-фактура и факсимиле

13. Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Как избежать неблагоприятных последствий

При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ

Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.

Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.

Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.

Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.

Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле

По общему правилу нельзя. Но если доверенность выдается для представительства перед конкретным лицом, вы можете заключить с ним соглашение о том, что использование факсимиле на доверенности в рамках ваших отношений допускается.

Дело в том, что выдача доверенности от имени организации является односторонней сделкой (см. Позицию ВС РФ). Она должна быть совершена в письменной форме и подписана руководителем или иным уполномоченным учредительными документами лицом (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Факсимильная подпись при совершении сделки приравнивается к собственноручной в двух случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ):

использование факсимиле предусмотрено законом или иным правовым актом;
стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и удостоверили его «живыми» подписями.

Закон или иной правовой акт не предусматривают возможности использовать факсимиле на доверенностях. Поэтому, если вы планируете подписать доверенность таким образом, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, вы можете указать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя организации-покупателя.

Иногда суды с учетом обстоятельств конкретного дела признают доверенности, подписанные факсимиле в отсутствие соглашения, надлежаще оформленными.

Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
образцы факсимильных оттисков этих подписей;
перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах

Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.

Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.

Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.

Использование факсимиле в гражданско-правовых документах

В судебной практике накопилось большое количество актов, которые устанавливают запрет на использование сторонами при документообороте факсимиле. Исключение составляют случаи, когда такая возможность прямо предусмотрена в договоре. Несоблюдение этого требования, по мнению судов, влечет нелегитимность подписанного подобным образом документа, т.е. отсутствие у него юридических последствий, непризнание его доказательственного значения.

Судебная практика. Как отметил Высший Арбитражный Суд РФ в Определении от 18.10.2012 N ВАС-13034/12 по делу N А24-5656/2011, норма п. 2 ст. 160 ГК РФ «направлена на установление баланса интересов между потребностями ускоренного документооборота и необходимостью установления источника волеизъявления. Расширительное толкование данной нормы путем признания документов, подписанных с помощью штампа-факсимиле, при отсутствии указания закона и согласованной на то воли сторон может нарушить интересы общества путем признания за ним волеизъявления, которое оно не совершало».

Учитывая эту принципиальную позицию, суды при оценке договора, подписанного с нарушением установленных правил использования факсимиле, признают его незаключенным.

Судебная практика. ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 по делу N А65-24818/2011 указал, что если договор подписан с использованием факсимиле без согласования сторонами такой возможности, его письменную форму нельзя считать соблюденной. В то же время суд подчеркнул, что данное обстоятельство не позволяет признавать такие договоры недействительными, поскольку в силу ст. 162 ГК РФ несоблюдение письменной формы договора влечет его недействительность лишь в случаях, прямо предусмотренных законом. В иных случаях несоблюдение письменной формы договора влечет иные правовые последствия, а именно — его незаключенность в силу п. 1 ст. 432 ГК РФ.

Аналогичные выводы делают суды и по результатам оценки легитимности иных гражданско-правовых документов, подписанных с использованием факсимиле в нарушение установленных для этого правил.

Судебная практика. Высший Арбитражный Суд РФ в Определении от 17.12.2009 N ВАС-16259/09 по делу N А51-10436/2008-23-225 отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.

Судебная практика. В Постановлении ФАС Уральского округа от 05.04.2010 по делу N А76-29193/2008-4-709/119 такой же вывод сделан в отношении доверенности, подписанной с использованием факсимиле.

Некоторая неопределенность имеется в отношении возможности использования факсимиле при подписании накладных и иных первичных документов. Дело в том, что согласно законодательству о бухгалтерском учете и в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы помимо иных обязательных реквизитов должны содержать личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). На основании этого некоторые суды приходят к выводу, что первичные документы могут быть подписаны исключительно личными подписями, в связи с чем использование при этом и факсимиле недопустимо.

Однако в большинстве случаев суды придерживаются описанного выше подхода, который применяется при подписании с использованием факсимиле иных гражданско-правовых документов.

Судебная практика. ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 20.09.2012 по делу N А51-7554/2010 пришел к выводу, что ссылки на законодательство о бухгалтерском учете недостаточно для оценки законности использования при заполнении первичных документов факсимильной подписи. Определяющим в этом случае также является наличие или отсутствие достигнутого сторонами соглашения о возможности использования факсимильной подписи при составлении первичных документов.

Из приведенных судебных позиций следует однозначный вывод о том, что для использования сторонами факсимильной подписи необходимо оговорить такую возможность во взаимном соглашении. Чаще всего подобным соглашением выступает договор, во исполнение которого стороны составляют те или иные документы. Однако не является нарушением составление сторонами отдельного документа об этом, подписанного после заключения основного договора.

Судебная практика. ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 17.01.2007 по делу N А51-8443/2006-16-253 обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже post factum, т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.

Кроме того, из анализа судебной практики следует важный вывод о том, что отсутствие у сторон письменного соглашения о возможности использования факсимиле еще не значит, что стороны не могут использовать этот аналог личной подписи. Наличие соглашения об использовании факсимиле предполагается и тогда, когда, например, договор, подписанный с использованием факсимиле, фактически исполнен без предъявления возражений друг к другу.

Судебная практика. ФАС Волго-Вятского округа, рассматривая дело N А82-3115/2008-27, в Постановлении от 13.04.2009 установил, что налоговый орган не согласился с заявленными налогоплательщиком расходами по налогу на прибыль организаций по сделке, поскольку подпись на документах по данной сделке была выполнена не лично руководителем, а с помощью факсимиле. Этот довод судами был отклонен. Было установлено, что акты приема-передачи и отчеты по сделке были приняты, оплата произведена. Следовательно, суд сделал вывод, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи.

Судебная практика. Аналогичный вывод находит отражение и в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2008 по делу N А27-4548/2008-7. Наряду с указанием, что стороны не обращались с заявлениями о фальсификации акта выполнения работ, подписанного факсимильной подписью, суд обратил внимание на то, что этот акт помимо прочего скреплен дополнительно печатью, что также указывает на принятие работ и, как следствие, свидетельствует о согласии на подписание акта с использованием факсимиле.

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.

В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.

Примечание: Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

к меню

Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации.

Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица.

Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

До 2021 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

Отсутствие руководителя.
В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле.

При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

Первичных бухгалтерских документов.
Законодательных актов, нормативных документов.
Деклараций налогового формата.
Договоров трудоустройства сотрудников.
Официальных доверенностей.
Векселей.
Платежных бланков.
Счетов-фактур.
Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
Конкурсной документации.

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
В кассовых книгах.
В бланках по учету сырья.
В удостоверениях.
Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств.

Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем.