Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Варианты настройки компенсации за использование автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.
Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).
С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.
Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Приказ о выплате компенсации за использование личной машины
Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.
Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.
После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.
Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.
Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.
Это зависит от источника финансирования организации:
|
Работники учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней |
Работники всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы |
|
Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установленыПостановлением Правительства РФ от 02.07.2013 г. №563 «О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием». |
Сумма компенсации устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником и не нормируется для целей исчисления НДФЛ (Письма Минфина РФ от 01.12.2011 г. №03-04-06/6-328, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, от 23.12.2009 г. №03-04-07-01/387, ФНС РФ от 27.01.2010 г. №МН-17-3/15@, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. № 10627/06). |
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.
Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:
|
Реквизиты писем контролирующих органов |
Суть разъяснений |
|
Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 г. №03-03-06/1/812, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776 (разрешающие учитывать выплаты) |
Если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. |
|
Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 г. №03-03-06/2/49 (не разрешающие учитывать выплаты) |
Ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. |
Документальное оформление
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
При расчете размера такой компенсации нужно учитывать следующие положения. Износ автомобиля — это часть расчета суммы всей компенсации. Оставшаяся сумма, то есть арендная плата в чистом виде, согласовывается сторонами по их разумному усмотрению. Иными словами, это может быть, конечно, не любая, а именно разумная сумма. Так, чтобы у проверяющих не было претензий, размер компенсации должен быть разумным.
Рассчитанный размер компенсации и размер возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля, определяются соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Например, это можно установить в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему, где должны быть указаны:
- технические и регистрационные данные используемого личного автомобиля;
- документально подтвержденные права работника в отношении автомобиля (документы о собственности);
- состояние автомобиля на момент подписания трудового договора (дополнительного соглашения);
- порядок и сроки использования автомобиля;
- порядок и сроки выплаты компенсации;
- порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.).
Налогообложение Налог на доходы физических лиц
Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Как было отмечено выше, размер возмещения расходов при использовании работником личного автомобиля с согласия или ведома работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Причем эти нормы не могут применяться по аналогии к другим налогам.
Основание для компенсации личного авто
Основные условия оплаты за пользование легковыми автомобилями в сфере труда регулируются законом, поэтому необходимо учитывать эти основания оплаты:
- приказ управляющего директора о размере вознаграждения на основании прилагаемых документов
- Оплата работнику при выполнении служебных обязанностей в связи с командировками в соответствии с должностными инструкциями.
- размер компенсации в соответствии с законом
- Оплата производится один раз в месяц.
- Если работник не пользуется личным транспортным средством, вознаграждение не выплачивается.
Использование работником имущества работника в виде автомобиля для выполнения работ, таких как износ, ремонт, парковка, бензин, должно быть документально подтверждено. Вы можете использовать такие опции:
- Вознаграждение в соответствии с ТК РФ
- договор аренды
- бесплатная регистрация
Во всех случаях существуют преимущества и недостатки как для работника, так и для работодателя.
Работодатель может использовать имущество сотрудников, выплачивая им соответствующую компенсацию, если они не против такой сделки. Если речь идет о личном транспорте, то это, персонал, чья работа связана со служебными поездками. Обычно разъездной характер работы таких сотрудников фиксируется в должностных инструкциях и трудовых договорах, а список работников определяется распоряжением директора.
Сумма, выплачиваемая таким сотрудникам, складывается из компенсации за использование личного имущества и возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Конкретный порядок возмещения расходов прописывается в дополнительном соглашении к трудовому договору или в самом трудовом договоре.
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?
Ответ: да, можно.
За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.
Компенсация за использование автомобиля: все включено
Согласно нормам трудового законодательства выплачиваемая работнику компенсация включает:
— использование личного транспорта;
— износ (амортизацию) личного транспорта;
— расходы, связанные с его использованием.
Что включают в себя суммы 1200 руб/мес. и 1500 руб/мес., определенные Постановлением N 92?
Ссылаясь на старинный, но еще действующий документ, судьи ФАС ЦО в Постановлении от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008 разъясняют: согласно пункту 3 Письма Министерства финансов РФ от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации личного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и ремонт).
Компенсация за использование автомобиля и страховые взносы
Поскольку страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ, не входят в систему налогов и сборов РФ, представляется целесообразным рассматривать порядок исчисления данных взносов с выплат компенсации за использование автомобиля работникам организации в рамках отдельного раздела статьи.
Разъяснения Минздравсоцразвития по данному вопросу приведены в Письме от 12.03.2010 N 550-19. В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков — лиц, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой).
Пунктом 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами всех видов установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и»).
Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели).
Таким образом, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.
Что касается страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, Минздравсоцразвития сообщает следующее. Федеральным законом от 28.11.2009 N 297-ФЗ установлено, что в 2010 г. и плановый период 2011 и 2012 гг. страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются страхователем в порядке и по тарифам, которые установлены Федеральным законом N 179-ФЗ.
Так, ст. 1 Федерального закона N 179-ФЗ установлены размеры страховых тарифов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в процентном выражении к начисленной оплате труда по всем основаниям (доходу застрахованных).
При этом Правилами начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний установлено, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (далее — Перечень).
Согласно п. 10 Перечня к указанным выплатам отнесены, в частности, суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.
Таким образом, с компенсации, выплачиваемой сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, если эти расходы связаны с выполнением работником трудовых обязанностей, и в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и сотрудником организации, не должны производиться отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.