Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки: оцифровываем или продолжаем вести на бумаге?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Уведомление работников об изменении трудового законодательства
Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).
Электронная трудовая книжка: за и против
Бумажный бланк и оцифрованная форма документа имеют свои плюсы и минусы:
| Форма | Бумажная |
Электронная |
| Преимущества |
|
|
| Недостатки |
|
|
Эксперты отмечают, что неготовность к переходу на цифровые данные объясняется отсутствием проработанной идеи. Первым шагом на пути решения данной проблемы станет принятие соответствующего закона. Отдельной проблемой выступает техническое оснащение удаленных и труднодоступных регионов, в которых любые инновации внедряются с трудностями.
Уведомление работников
Для работников мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки начнутся с получения информации об этом от руководства организации.
Согласно ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ все работодатели до 30.06.2020 включительно должны письменно уведомить каждого работника о том, что:
- в законодательство внесены изменения, обязывающие их с 2020 года формировать и передавать в ПФ РФ в электронном виде СвТД всех работников (ст. 66.1 ТК РФ);
- в связи с этим до конца текущего года каждый работник должен сделать выбор между документарной трудовой книжкой и ее электронным вариантом, подав своему нанимателю соответствующее заявление.
С этого года все организации начнут передавать в Пенсионный фонд РФ данные о трудовой деятельности своих работников по форме СЗВ-ТД (постановление № 730п). СвТД должны направляться в случаях:
- принятия в штат нового сотрудника;
- перевода работника на иную постоянную должность;
- увольнения работника из организации;
- подачи сотрудником заявления о выбранном им формате трудовой.
Информировать ПФР следует также при других кадровых изменениях, например при получении работником очередной квалификации.
Сроки направления отчетов в фонд установлены п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ:
- в 2020 году — не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
- с 2021 года сообщать о принятии и увольнении работников придется не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?
Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение. Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку. Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.
Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.
Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:
- приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
- уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки
Ранее уже отмечалось, что бумажные трудовые книжки перестанут заводить только с 1 января 2021 года. Но сам процесс перехода на новый формат ведения кадровой документации для работодателей начнется уже в 2020 году. Отметим основные этапы:
- с 2020 года передавать сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения должны будут в электронном виде;
- в 2020 году трудовые книжки будут вестись как в электронном виде (на площадке ПФР), так и бумажном;
- до 01.07.2020 года работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки;
- до 31.12.2020 года работодатель должен получить от сотрудников уведомления о принято решении. Таким образом, трудовые книжки могут вестись с решения работника только электронном виде, либо единовременно и в электронном, и в бумажном;
- осуществить переход работников на электронные трудовые книжки;
- с 01.01.2021 оформлять для впервые трудоустраивающихся работников электронные трудовые книжки.
Таким образом, в течение года работодатель должен провести ряд мероприятий:
- издать приказы о плане перехода на электронные трудовые книжки, о назначении ответственных за выполнение перехода;
- внести изменения в должностные инструкции;
- дополнить в соответствии с новым форматом работы локальные акты;
- скорректировать график документооборота;
- обеспечить техническую готовность;
- уведомить всех работников, а также получить заявления в произвольной форме о выборе формата ведения трудовой книжки;
- провести проверку бумажных трудовых книжек;
- подготовить отчет в ПФР;
- среди работников провести разъяснительную работу относительно особенностей электронных трудовых книжек, назначения и особенностей;
- выдать работникам, которые выбрали способ ведения трудовой книжки исключительно в электронном виде, бумажные трудовые книжки.
Порядок ведения отчетности
Отдельный цифровой документ со сведениями о должности и месте работы человека не предусмотрен. Есть база данных на ресурсах Пенсионного фонда РФ, куда работодатели передают сведения о своих работниках. В ней же можно сформировать выписку по каждому, которую и называют в обиходе «электронная трудовая книжка». Она содержит такую же информацию, как и привычная всем бумажная версия:
- личность работника (ФИО, СНИЛС и пр.);
- место работы, должности;
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другое место с указанием реквизитов соответствующих приказов;
- основания расторжения трудового договора;
- другие данные предусмотренные действующим законодательством.
Как работать с электронными трудовыми книжками
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Код выполняемой функции;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.
В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.
У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года
Рассматривается законопроект № 1256989-7, согласно которому планируется, что с 1 сентября 2022 года управлять легковыми такси и общественным транспортом смогут только те лица, у которых нет судимости за некоторые виды преступлений.
Соответствующие корректировки будут внесены в гл. 51 ТК РФ.
Сотрудники обязаны до 1 марта 2023 года подать работодателю справку об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования. При невыполнении данного требования работодатель обязан отстранить работника от выполнения трудовых обязанностей.
О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.
До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.
К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.
На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.
В соответствии с Постановлением Правительства от 14.09.2021 г. № 1552 с 25 сентября 2021 года действует обновленный порядок исчисления среднего заработка.
Установлено, что средний заработок рассчитывается делением доходов человека, на которые начислены страхвзносы на ОПС за расчетный период, на число месяцев в этом же периоде.
При этом учитываются такие виды выплат для исчисления:
- зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
- зарплата в натуральной форме;
- разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
- надбавки и доплаты;
- премии и вознаграждения.
Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».
Эта информация будет содержать сведения о потребностях в сотрудниках, об условиях их привлечения к работе и наличии свободных мест.
На данный момент Минтруд подготовил проект приказа, предусматривающего формы, по которым нужно будет направлять информацию о потребностях в кадрах.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовится работодателям, расскажем в статье
14.11.2019Автор: Суворова Т., эксперт журнала
Национальный проект «Цифровая экономика» набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью.
Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.