Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:
- Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
- Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
- Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
- Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
- Росстат – с целью сбора статистических данных.
Как заполнить табель учета рабочего времени?
Табель представляет собой поименный список всех работников компании. На протяжении учетного периода здесь ставятся отметки о том, как сотрудник использовал время, отведенное на работу. В списке необходимо присутствие всех работников, даже тех, которые были приняты на временную работу. В небольших компаниях ведением табеля занимается бухгалтерия. В крупных корпорациях, которые насчитывают множество подразделений, цехов и отделов, существует специальная должность − табельщик. Это ответственное лицо заполняет документ в соответствии с требованиями:
- табель можно заполнять, как на компьютере, так и вручную;
- подготавливается табель исключительно тем работником, который за него отвечает;
- открывается табель ежемесячно, первого числа. Два раза в месяц он подается в бухгалтерию: при выдаче аванса в середине месяца, и при начислении зарплаты за весь месяц;
- все фамилии, внесенные в табель, имеют табельный номер. Впоследствии он применяется во всех документах, которые используются для учета трудового времени и его оплаты;
- вычеркивать уволенных сотрудников и вписывать новых можно лишь в том случае, если составлены распоряжения руководителей;
- графы, находящиеся напротив фамилий, предназначены для указания отработанных часов;
- руководитель компании должен подписать документ перед выдачей зарплат.
Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей
Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.
Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:
-
«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;
-
«Н» или «02» — работа в ночное время;
-
«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;
-
«С» или «04» — сверхурочные часы работы;
-
«ВМ» или «05» — вахтовая работа.
Обозначения в табеле (расшифровка)
По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2022 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.
Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году
| Условные обозначения | Буквенный код | Цифровой код |
| Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | ||
| Продолжительность работы | ||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Командировка | ||
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации | ||
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Отпуск | ||
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Нетрудоспособность | ||
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Прогулы, неявки | ||
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Выходные дни | ||
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
| Забастовка | ||
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Простой | ||
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
| Отстранение от работы | ||
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно | ||
| Время прохождения медико-социальной экспертизы | ЭК | 37 |
| Время диспансерного обследования беременных сотрудниц | ДИ | 38 |
| Время дополнительных перерывов для кормления ребенка | КР | 39 |
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
|
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
|
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
|
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
|
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
|
2 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
Работник заболел, после того как отработал часть дня
Если работнику выдан больничный за отработанный полностью или частично день, в табеле нужно отразить:
- отработанный день — буквенным кодом «Я» либо цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени;
- день на больничном — буквенным кодом «Б» либо цифровым «19». Графу под кодом не заполняете.
Выплатить за часть дня зарплату, а за часть дня пособие нельзя. Ведь выплата пособия за часть дня законодательством не предусмотрена. Поэтому за отработанный день, совпадающий с датой начала освобождения от работы по больничному, работник может получить:
- зарплату пропорционально отработанному в этот день времени. Окладнику полагается часть оклада пропорционально отработанным в этот день часам, а сдельщику — оплата за количество произведенной в этот день продукции (объем выполненной работы);
- пособие по временной нетрудоспособности.
Конечно, если зарплата за отработанное время больше, чем размер дневного пособия, работнику имеет смысл выбрать зарплату.
Поэтому попросите работника написать заявление с указанием, какую выплату ему начислить за такой день.
Решение работника никак не повлияет на заполнение табеля.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.
На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени
В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:
| Буквенный код | Цифровой код | Показатель |
| Я | 01 | Часы работы (различают дневные и вечерние) |
| Н | 02 | Работа ночью |
| РВ | 03 | Труд сотрудников в праздничные дни |
| С | 04 | Часы работы сверхурочно |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ОТ | 09 | Ежегодный оплачиваемый отдых (основной) |
| ОД | 10 | Дополнительный оплачиваемый отдых |
| У | 11 | отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса. |
| УВ | 12 | Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда. |
| УД | 13 | Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда |
| Р | 14 | отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник. |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения з/п |
| ОЗ | 17 | Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п) |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. |
| Т | 20 | Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д. |
| ЛЧ | 21 | Часы сокращения труда работникам и служащим |
| РП | 31 | Простои не по вине сотрудника |
| НП | 32 | |
| Г | 23 | Невыходы с сохранением з/п |
| ПР | 24 | Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно |
| НС | 25 | Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя |
| В | 26 | Выходные дни |
| ЗБ | 29 | Забастовки |
| НН | 30 | Неявки по неизвестным причинам |
Общие правила ведения табеля рабочего времени
На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля.
Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.
Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:
- четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
- проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
- исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
- данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
- легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.
Что такое табель учета рабочего времени
Табель — бланк-календарь, который состоит из списка сотрудников и свободных ячеек для внесения туда актуальной информации относительно трудовой активности этих работников (количество отработанных часов в день, а также дней в месяце).
Чаще всего, этот список ограничен только сотрудниками одного цеха или отдела, структурного подразделения компании. Эта необходимость возникает в том случае, когда сотрудников на предприятии очень много.
В данный документ вносят всех сотрудников, которые работают и на постоянной, и на временной основе. Это осуществляется с момента подписания начальством приказа о принятии на работу нового сотрудника. Каждому из работников присваивается индивидуальный номер (до выхода на первую смену). После увольнения, работника убирают из списка, а его номер не может быть присвоен другому человеку на протяжении трех лет.
Коды для Табеля учета рабочего времени
Госучреждения применяют Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н, где утверждены другие коды для Табеля учета рабочего времени.
| Тип | Код |
|---|---|
| Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни | В |
| Трудовая деятельность, осуществляемая ночью | Н |
| Осуществление государственных обязанностей | Г |
| Ежегодный, очередной или дополнительный отпуск | О |
| Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции) | Б |
| Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком | ОР |
| Сверхурочная трудовая деятельность | С |
| Прогул | П |
| Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными | НН |
| Служебная поездка, командировка | К |
| Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании | А |
| Учебный допотпуск | ОУ |
| Выходные, предоставленные в связи с обучением | ВУ |
| Замещение в 1-3 классах | ЗН |
| Замещение, производимое в группах продленного дня | ЗП |
| Замещение, осуществляемое в 4-11 классах | ЗС |
| Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных) | РП |
| Часы, фактически отработанные | Ф |
Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 №52н).
ВАЖНО! Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.