Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг персонала: важная информация для работодателей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость использования аутсорсинга персонала может быть следствием ряда причин, связанных с лимитом на увеличение штатов (переводящим деятельность из малого в средний бизнес), сезонным характером работ, отпусками сотрудников, оптимизацией административной нагрузки.
Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:
- Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
- Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
- Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
- Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
- Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
- Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.
Таким образом, проведенный анализ персонала и потребности заключения договора аутсорсинга в связи своей выгодности, показал, что основания для использования аутсортинга на предприятии присутствуют.
Практика аутсорсинга процессов управления персоналом широко распространена в России. Примерами компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала, являются различные кадровые агентства. Поставщиков комплексных услуг аутсорсинга в сфере управления персоналом и кадрового администрирования в России значительно меньше. Примеры таких компаний были представлены и проанализированы стоимость их услуг в предыдущем параграфе. При заключении договора ООО «Один плюс один» выводит персонал за штат – кадровое агентство, при этом сотрудник имеется на рабочем месте и выполняет кадровые обязанности, но подчиняется руководству другого предприятия, с которым заключены договорные отношения.
Для анализируемого предприятия предлагается передать на аутсортинг такие функции:
— обучение персонала и повышение его квалифкации;
— процессы подбора, отбора и найма персонала;
— кадровое делопроизводство, включающее в себя составление отчетности по кадрам, разработку внутренних положений предприятия, разработку кадровой политики.
Отметим, что такие текущие обязанности, как учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах остаются в компетенции начальника отдела кадров. Также он ответственен за взаимодействие с компанией – аутсортером, и сотрудниками своего предприятия (отвечает по всем вопросам, как сотрудников, так и руководства).
Отметим, что аутсорсинг данных функций позволяет собственной кадровой службе в большей степени сосредоточиться на стратегических задачах, помимо названных обязанностей, выполнять такие, как административное управление и планирование, совершенствование организационной структуры, управление персоналом. Помимо этого, кадровый аутсорсинг позволит ООО «Один плюс один» экономить значительную часть средств на оплату труда, а также предоставит доступ к лучшей мировой практике в области HR услуг.
Тогда схема распределения функций HR при привлечении аутсорсера в ООО «Один плюс один» будет иметь следующий вид (рисунок 8).
Экономический эффект
Ежемесячная оплата
Анализ данных
Направление информации
Поисковая оптимизация
Рис. 8. Схема распределения функций HR при привлечении аутсорсера
Для ООО «Один плюс один» данный вид взаимодействия позволит получить как материальные, так и нематериальные выгоды. Во-первых, многие аутсорсеры работают по упрощенной системе налогообложения, что позволяет сэкономить на налогах и, соответственно, снизить прямые затраты клиента. Во-вторых, в некоторых ситуациях предприятиям необходимо по налоговым или иным соображениям удержаться в пределах определенной численности сотрудников. В-третьих, выгода от аутсорсинга персонала возникает при удаленном использовании сотрудников – не требуется оборудовать рабочие места, покупать компьютеры, платить за аренду дополнительных рабочих площадей.
Нематериальные выгоды также достаточно очевидны – это и возможность сосредоточиться на решении основных производственных задач, и право не ограничиваться нормами ТК РФ при выстраивании отношений с сотрудниками, и сокращение времени поиска нужного сотрудника.
Таким образом, применив теоретический материал первой главы курсовой работы выявили, что заключение договорных отношений на предмет аутсорсинга персонала является наиболее выгодным и дешевым вариантом для предприятия. Отметим здесь несколько плюсов, таких как не нужно затрачивать средства на обустройство рабочего места, на оплату налогов с заработной платы сотрудника, не нужно тратить время на поиск и отбор высококвалифицированных кандидатов на вакантные должности предприятия, которые зачастую занимают много времени. В анализируемом предприятии принято оставить должность начальника отдела кадров, однако не вводить новую штатную единицу специалиста отдела кадров, а заключить договор с аутсорсинговой компанией. То есть, все что остается предприятию, это грамотно подобрать именно ту фирму по оказанию аутсорсинговых услуг, которая будет отвечать всем запросам заказчика, оказывать высококвалифицированные услуги и иметь приемлемую стоимость для предприятия.
Подготовительные работы
Решение вопроса об управлении персоналом на аутсорсинге начинается еще задолго до того, как бизнес-процессы будут переданы внешнему исполнителю. Прежде чем это осуществить, компания должна установить ее нынешнее состояние и оценить актуальное положение дел. Это важно хотя бы по той причине, что многие предприятия не уделяют должного внимания регулярному ведению учета своих активов. Бизнес-процессы у них протекают не прозрачно, из-за чего плохо подлежат управлению и контролю. Если передать их на аутсорс в таком виде, взаимодействие с внешними исполнителями будет неэффективным, а попытки управления не приведут к нужному результату.
Если на данный момент с бизнес-процессами и отчетностью в компании полный порядок, можно переходить к следующему ключевому фактору. Это определение принципов, используемых при управлении аутсорсинговым контрактом. Так, во избежание риска утраты контроля над отданным бизнес-процессом, важно заранее установить аутсорсинговой компании определенные рамки, за которые он не имеет права выходить при выполнении задачи. Если этого не сделать, у аутсорсера возникнет неограниченная свобода действий в отношении ваших процессов, результат работы персонала станет менее предсказуемым, что, в свою очередь, затруднит мониторинг и управление.
Что такое аутсорсинг?
Современные экономические условия требуют от владельцев бизнеса держать под контролем свои затраты и культивировать конкурентные преимущества. Один из инструментов оптимизации затрат — привлечение компаний на аутсорсинг.
Предлагаю разобраться в этом явлении, выяснить при каких обстоятельствах аутсорсинг услуг выгоден собственнику бизнеса, на что следует обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании?
Под аутсорсингом понимается передача на договорных условиях определенного вида предпринимательской деятельности внешнему (стороннему) ресурсу.
Для бизнеса наиболее выгоден аутсорсинг компаний, если услуги необходимы не на постоянной основе, а при возникновении производственной необходимости: например, нужно разработать форму контракта, получить юридическую консультацию по какому-то направлению, разработать маркетинговую стратегию, вести социальную сеть. Таким образом, компания экономит средства на ежемесячной оплате штатного специалиста.
Лизинг, аутсорсинг, аутстаффинг: сводная таблица
Для наглядности, в таблице ниже представлены особенности трёх типов найма.
| Аутсорсинг | Аутстаффинг | Лизинг | |
| Оформление отношений | Договор подрядных работ | Договор аутстаффинга | Договор аутстаффинга либо возмездного оказания услуг |
| Виды задач |
В основном применяют для долгосрочного сотрудничества в непрофильных задачах компании. Например:
|
Для профессий, в которых требуется пребывание сотрудника в офисе или на производстве | Для сезонных или разовых работ |
| Снижаются ли затраты в фонде труда? | Да | Только нужно учитывать комиссию рекрутинговому агентству и издержки | Да, при использовании дешевой рабочей силы или мигрантов |
| Оптимизация налогов | Да | Да | Да |
| Наличие ограничений | Нет | Да | Да |
| Кто несет ответственность за качество работ | Аутсорсинговая компания | Нанятый сотрудник | Нанятый сотрудник |
| Кто несет ответственность за временный персонал | Аутсорсинговая компания | Ответственность за аутстаффером и фактическим работодателем | Ответственность за кадровым агентством и фактическим работодателем |
Можно ли использовать аутсорсинг персонала для руководящих должностей
Все чаще в последние годы владельцы фирм привлекают руководителей извне. При выборе собственники рассматривают лучшие кандидатуры: специалистов, которые работали в известных мировых компаниях, проходили практику за границей, имеют в арсенале многочисленные сертификаты, дипломы, награды.
Мировой опыт показывает, что множество транснациональных корпораций привлекают к управлению топ-менеджеров, ранее не работавших на предприятии.
На первый взгляд, привлечение руководителей извне – разумный шаг, поскольку управлять бизнес-процессами будет действительно опытный специалист. Но для нашей страны эта тенденция чужда. Дело здесь, главным образом, в менталитете. Психология россиян такова, что они не могут в достаточной степени уважать специалиста, не отработавшего в компании долгое время.
Кроме того, самому руководителю, привлеченному извне, трудно управлять предприятием, в специфике которого он разбирается поверхностно. Но трудно только тогда, когда мы говорим об узкоспециализированной компании. Например, сложно руководить деревоперерабатывающим цехом без глубоких знаний в этой отрасли.
ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ — ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА
В зависимости от выбранного тарифа в стоимость будет входить:
| Тариф «Стандарт» | Тариф «Под ключ» |
| Прием сотрудника (подготовка приказа о приеме, заполнение трудового договора, личной карточки Т-2, трудовой книжки, заявления на обработку персональных данных) | |
| Перевод сотрудника (подготовка дополнительного соглашения, личной карточки Т-2, трудовой книжки, заявления и приказа) | |
| Увольнение сотрудника по собственному желанию | |
| Увольнение сотрудника по инициативе работодателя или по соглашению сторон | |
| Ведение табеля учета рабочего времени | |
| Ведение базы в 1С ЗУП | |
| Изменение в штатном расписании | |
| Контроль графика отпусков | |
| Составление приказов на отпуск | |
| Подготовка приказов о поощрении | |
| Оформление документов для дисциплинарного взыскания | |
| Подготовка справок с места работы | |
| Разработка должностной инструкции для нового сотрудника | |
| Ведение журнала | |
| Устные консультации кадровика по телефону (до 4 часов в месяц — только по текущему ведению кадрового учета) |
Отличия аутсорсинга от аренды и лизинга персонала
Аутсорсинг персонала не нужно путать с двумя похожими бизнес-процессами: аренда и лизинг персонала. Давайте рассмотрим, чем отличается аутсорсинг от аренды и лизинга.
При аутсорсинге персонала одна компания заказывает у другой определенные услуги, о чем подписывается соответствующий договор. Договор аутсоринга удостоверяет, что необходимые услуги будут оказаны в срок квалифицированным персоналом, но при этом речь не идет о каких-то конкретных людях. То есть, нет привязки к кому-то конкретному, главное — факт оказания услуг.
При аренде персонала (что носит название аутстаффинг) или лизинге происходит передача сотрудников на определенный срок из одной компании в другую. В этом случае речь идет о конкретных людях поименно, которые остаются числиться работниками одной компании, но по договору фактически работают в другой, исполняя обязанности там. При лизинге персонала также существует возможность последующего «выкупа» — официального перехода сотрудника в штат арендующей его компании.
Если рассматривать, что выгоднее: аутсорсинг или аренда персонала, то в разных ситуациях может быть по-разному. Обычно аренда бывает интереснее в случае необходимости выполнения каких-то разовых, временных, сезонных работ, например, на сельскохозяйственном предприятии или для замены временно отсутствующего на работе сотрудника. При этом арендоваться может профильный, доходообразующий персонал.
Аутсорсинг выгоднее для регулярного выполнения непрофильных работ в компании.
Так или иначе, и аутсорсинг, и аренда, и лизинг персонала призваны оптимизировать рабочие процессы на предприятии, одновременно снижая затраты на оплату труда.
Каких сотрудников допустимо брать в аренду
Можно арендовать не только HR-менеджеров, но и других специалистов, которых по каким-либо причинам невыгодно держать в штате.
Основные виды аутсорсинга:
- IT. Для создания ПО и сети предприятия или поддержания техники в рабочем состоянии необязательно нанимать специалиста на полный день.
- Бухгалтерский. Небольшие компании, не нуждающиеся в разветвленной бухгалтерии, передают на «удаленку» расчет зарплат, оптимизацию налогообложения и ведение учета.
- Юридический. Услуги юриста нужны не чаще нескольких раз в году, поэтому нет смысла держать специалиста в штате на постоянной основе.
- Производственный. Крупные предприятия авиа- и космической отрасли, производители автомобилей отдают на аутсорс более 65% процессов, включая разработку ПО, выпуск запчастей для сборки конечного продукта.
- Логистический. Сторонняя организация может взять на себя ответственное хранение, перевозку, упаковку, маркировку грузов.
-
Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.
-
Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.
-
Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.
-
Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.
-
Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.
-
Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.
-
Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.
Понятие аутсорсинга персонала
Аутсорсинг — это заключение договора между двумя организациями, по которому одна из них передает другой на обслуживание определенные функции, процессы или мероприятия. Правовые отношения в данном случае носят продолжительный характер и не ограничены по времени, то есть отличаются от разовых или сервисных услуг.
С другой стороны, аутсорсинг разительно отличается от абонентского обслуживания тем, что имеет признаки преобразованного бизнес-процесса. Именно поэтому, благодаря передаче конкретных функций по договору аутсорсинга, компания получает ощутимую выгоду, экономию средств, сокращение затрат и повышение эффективности всех рабочих процессов. Аутсорсинг позволяет управлять человеческими, финансовыми, организационными ресурсами, направляя их на развитие новых направлений и бизнес-начинаний.
Настоящим преимуществом аутсорсинга выступает снижение затрат. Организация, выбирая этот метод, оптимизирует ресурсные процессы и обращает всю компанию к финансовому благополучию.
В российской практике аутсорсинг используется в таких областях, как бухгалтерский учет, услуги переводчика, транспортные услуги, IT технологии, реклама и собственная безопасность.
Фактически кадровый аутсорсинг предполагает аренду персонала. Прибегать к таким услугам имеет смысл в ситуациях, когда перед организацией стоят серьезные цели, на осуществление которых требуется большее количество работников, чем на данный момент присутствует в компании.
Существуют и другие виды помощи компаниям. Как отличить аутсорсинг от других видов помощи?
- Инсорсинг — это организация работы внутри компании, то есть решение проблемы специальным отделом: юридическим, бухгалтерией, логистическим, IT – отделом. Компания в любой момент времени может предпринять решение перевести какой-либо отдел на аутсорсинг.
- Аутстаффинг — это передача функций, связанных с персоналом в руки сторонней организации. Собственный штат сотрудников можно переоформить на другую фирму, либо набрать новых сотрудников, заключив договора с фирмой-посредником.Сотрудники физически работают у заказчика, но вопросами трудоустройства, выплатой налогов занимается фирма-исполнитель.
Такой формой сотрудничества пользуются крупные компании, с численностью штата не менееы 500 человек.
- Ещё очень часто аутсорсинг путают с фрилансом. В чем разница?