Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела работников: кто должен оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.
Так, в состав личного дела рекомендуем включить:
1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:
— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;
— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
2) документы, фиксирующие прием на работу:
— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
— автобиографию;
— личный листок по учету кадров;
— копию приказа о приеме на работу;
— экземпляр трудового договора;
— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;
3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:
— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;
— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;
— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
— должностную инструкцию;
— экземпляр договора о полной материальной ответственности;
— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
— материалы аттестации;
— докладные и объяснительные записки, заявления работника;
— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);
— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.
Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:
— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала;
— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
- заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- копию приказа о приеме на работу;
- договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
- договор о материальной ответственности и т. д.
В период работы досье пополняют:
- аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
- копии документов о повышении квалификации;
- копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Чем регламентируется порядок их ведения
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
Это же правило касается и следующих документов:
- аттестационных листов;
- дипломов, справок и других бумаг об образовании;
- справок об отсутствии судимости или её наличии;
- документов о повышении квалификации;
- характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.
Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.
Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений
Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.
Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.
При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.
Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.
Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.
Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.
В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.
Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.
Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.
Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:
- анкета (если ведется);
- заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
- копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
- второй экземпляр трудового договора;
- заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).
В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.
Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Сколько и как хранить
В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.
Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.
При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.
Что содержит папка с делом?
В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.
Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.
Принят следующий стандарт наполнения личного дела:
- имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
- автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
- документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
- подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
- при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
- изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
- документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
- трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
- документальное свидетельство аттестационной проверки;
- сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
- должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
- отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.
Как заполняется листок по учету кадров?
Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
– на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
– не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;
– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
– в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
– в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
– в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
– в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.