Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отличить разъездной характер работы от командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Под командировкой понимается служебная поездка для выполнения должностных обязанностей за пределы постоянного места работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В соответствии с законодательством для признания такого перемещения именно командировкой должны удовлетворяться следующие условия:
-
Направление в командировку возможно лишь сотрудников, с которыми у организации заключен трудовой договор. В частности, нельзя отправить работников, работающих по ГПХ, а также льготные категории граждан в соответствии с ТК РФ (беременных женщин, несовершеннолетних, лиц, устроенных по ученическому договору). Дополнительное согласие на служебную поездку потребуется от одиноких родителей, матерей детей до 3-х лет, работников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками (при наличии документального подтверждения и медицинского заключения).
-
При командировке оформляется внутренний документ. Чаще всего это приказ, в котором указывается цель поездки, дата отъезда и возвращения, место.
-
Требуется подтверждение целесообразности расчета продолжительности поездки. Закон не устанавливает минимальные и максимальные сроки по командировкам. Однако, нерационально направлять сотрудника в другую местность на период, превышающий 4-6 месяцев. В этом случае рекомендуется оформить временный перевод специалиста, заручившись его согласием.
-
Цели служебного поручения должны быть связаны с выполнением производственных функций. Не допускается отправка сотрудника для решения личных задач учредителей и руководителя (ст. 60 ТК РФ).
Наличие командировок можно не указывать в трудовом договоре, поскольку они не являются постоянным условием труда. На период отсутствия за работником сохраняется его место, то есть не допускается увольнение, перевод на другую должность или сокращение.
В соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ, необходимость выезда сотрудника для решения рабочих задач в пределах местности нельзя относить к командировкам. Например, выездной характер работы для курьеров, машинистов, проводников, выездных менеджеров, водителей и т.д.
Четких критериев отнесения к разъездной работе на законодательном уровне нет. Эксперты сервиса business-trip.online рекомендуют использовать следующие признаки:
-
сотрудник проводит за территорией офиса большую часть своего рабочего времени, исполняя при этом должностные обязанности;
-
трудовые функции предусматривают частые вызовы для встреч с клиентами, партнерами, контрагентами.
Разъездной характер работы:
-
фиксируется в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника;
-
не предусматривает издание внутреннего документа на каждую поездку;
-
оплачивается в установленном порядке на предприятии (работник получает заработную плату, а не средний доход как при командировках);
-
фиксируется в табеле как обычное рабочее время;
-
требует отчета о проделанной работе в соответствии с внутренними регламентами (ежедневно через дистанционные каналы, еженедельно, ежемесячно);
-
не защищает от увольнения, перевода на другую должность.
Особенности налогообложения и уплаты страховых взносов
При установленном разъездном характере работы компенсации нельзя облагать НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 НК РФ). Такое положение зафиксировано только при наличии подтверждающих документов. В противном случае выплата классифицируется как доход сотрудника с начислением налогов в общеустановленном порядке.
Что касается суточных, то на основании Письма Минфина 03-04-06/12696, данная выплата освобождена от уплаты НДФЛ и взносов в полном объеме. Это одно из отличий от командировок, при которых они не облагаются налогами лишь в пределах установленных нормативов.
Надбавка выступает одной из составных частей заработной платы, поэтому эти условия налогообложения к ней не применяются.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
| Служебная командировка | Служебная поездка |
| Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы | Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции |
| Командировки могут иметь большую длительность | Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью |
| Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы | Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации |
Можно ли отправить сотрудника в выходной день
Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.
Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.
Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.
Однодневная командировка
Общее определение служебной командировки дается в ст. 166 ТК РФ — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме Трудового кодекса государственные и муниципальные учреждения всех типов при направлении работников в командировки руководствуются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение).
Примечание. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой (котором) обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения).
Федеральные государственные служащие руководствуются Порядком и условиями командирования, установленными Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813, нормы которых аналогичны Положению. Понятия однодневной командировки нет в данных документах. При этом в п. 4 Положения говорится, что срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. А в п. 11 Положения указано: в некоторых случаях работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Собственно, можно сделать вывод: однодневная командировка оформляется на один день и тогда, когда работник, выполняя служебное поручение в другой местности, может ежедневно возвращаться к своему месту жительства.
Обратите внимание! Поездка работника, направляемого по решению работодателя в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Любая командировка, в том числе однодневная, осуществляется на основании решения работодателя, то есть его приказа или распоряжения. Кроме этого, дни нахождения работника в командировке должны быть отражены в табеле учета рабочего времени и обозначаются они буквенным кодом «К» (или цифровым «06» — служебная командировка). Причем количество отработанных в командировке часов в табеле не проставляется.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).
Разъездной характер работы
Какая работа носит разъездной характер? Ее признаки или соответствующие категории работников Трудовым кодексом не установлены. Определение разъездной работы дается в некоторых ведомственных нормативных актах.
Например, в соответствии с Инструкцией об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной Приказом МЧС РФ от 10.01.2008 N 3, разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
Перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается локальным нормативным актом, коллективным договором, соглашением (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Именно на то, что разъездной характер устанавливается, только когда такая работа постоянна, в отличие от командировок, которые носят временный характер, еще раз указал Минтруд в Письме от 08.06.2016 N 17-4/В-234.
Отличительные характеристики разъездного характера работ
Чтобы определить разъездной или подвижной характер работы, различия нужно искать в регламентах, установленных еще в советское время. При подвижном характере предусмотрены частые перемещения не отдельно взятого работника, а всего предприятия, когда наемный персонал работает вдали от места постоянного проживания.
Если работа носит разъездной характер, значит должностная инструкция предписывает работнику совершать постоянные поездки, не по факту возникновения каких-то событий, а с целью выполнения обязанностей, для которых нанимался работник. Следует научиться различать, кому можно установить такой характер работы – вопрос в сути исполняемых обязанностей — поездок «по случаю» и для исполнения рабочих обязательств.
Какой способ служебной поездки выбрать
На сегодняшний день есть много видов работы, которые предполагают, что трудовая деятельность осуществляется не только в офисе, но в служебных поездках. Например, при работе менеджера по продажам. Его поездки к клиентам могут быть отнесены к командировкам, ведь помимо этого он также трудится в офисе. Но эти поездки часто носят каждодневный характер, в связи с чем их можно отнести к разъездному характеру работы. При возникновении таких спорных ситуации, работодатель самостоятельно может определить относить поездки к командировкам, либо определить работу как разъездную (168.1 ТК РФ).
Важно! Перечень работников с разъездным характером работы работодатель вправе определить самостоятельно. Для этого необходимо закрепить этот перечень в коллективном договоре, либо локальном нормативном акте компании.
Выплаты в обоих видах служебных поездок будут одинаковыми, это:
- расходы, связанные с проездом;
- расходы, связанные с проживанием (наймом жилого помещения);
- Суточные выплаты;
- Иные расходы, которые работник вправе совершить в поездке с разрешения работодателя.
Различия таких поездок заключаются в их оформлении, платежами в бюджет, расчетом зарплаты и других выплат.
Основные отличия между разъездным характером работы и командировками
| Характеристика | Разъездной характер работы | Командировка |
| Место выполнения трудовых обязанностей | Выполнение трудовых обязанностей вне постоянного места работы. | Выполнение трудовых обязанностей в постоянном месте работы, который установлен в трудовом договоре. |
| Время выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места работы | Постоянно. | Временно, лишь на период поездки. |
| Как оформляется | 1. Обязательно указывается в трудовом договоре.
2. В наличии должен быть локальный нормативный акт организации с соответствующими указаниями. 3. В приказе о приеме на работу. |
Оформление командировочных документов (приказ на командировку, наличие служебного задания). |
| Возмещение расходов | Возмущаются расходы по проезду и по найму жилого помещения (при потребности). | Возмещаются расходы по проездку и по найму жилья, а также дополнительные расходы, одобренные руководством организации и связанные с командировкой. |
| Документы, в которых указывается порядок и суммы возмещенных расходов | 1. В коллективном и трудовом договорах.
2. Внутренние нормативные акты организации. |
1. Коллективный трудовой договор.
2. Внутренние нормативные акты организации. 3. Соответствующие документы связанные с направлением на командировку (приказ, служебное задание). 4. Другие законы и НПА из законодательства РФ. |
| Документы для оформления | Маршрутный лист или служебное задание по установленной работодателем форме. | 1. Приказ на командировку.
2. Наличие служебного задания (по желанию работодателя). |
Служебная поездка и командировка: в чём отличие — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business
Когда поездка по работе считается командировкой, а когда это просто служебная поездка? Ответ на вопрос прост и чётко прописан в законодательстве. Разбираемся вместе.
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение даётся в статье 166 Трудового кодекса РФ.
В Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, также считается командировкой.
Вот три важных момента, определяющие командировку:
- Служебное поручение. Сотруднику, отправляющегося в командировку, должна быть поставлена чёткая рабочая задача.
- Определённый срок. Момент про сроки командировки мы рассмотрели в отдельной статье. Пока отметим, что в современном российском законодательстве чёткие сроки командировок не прописаны. На практике минимальный срок составляет 24 часа. Максимальный срок работодатель устанавливает самостоятельно.
- Поездка в место, не являющееся местом постоянной работы. По закону даже поездка в офис, находящийся в другом районе города, может быть оформлена как командировка.
Давайте рассмотрим две похожие ситуации.
Ситуация #1. Компания отправляет менеджера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге на неделю провести акцию для покупателей. В течение этой недели он организует все условия, проводит конкурс, подводит его итоги и возвращается в Москву. По закону эта поездка является командировкой.
Ситуация #2. Менеджер компании на три летних месяца переезжает жить в Сочи и договаривается с руководством, что работать будет из местного офиса.
Так как по условиям трудового договора место работы работника ограничено территорией региона, в котором находится филиал, то при направлении работника для выполнения трудовых обязанностей за пределы места работы работодателю необходимо оформлять командировку для каждой поездки за пределы региона в разные субъекты РФ и на территорию иностранных государств.
В соответствии с требованиями ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Как усматривается из положений ст. 166 ТК РФ, служебная командировка носит временный характер, является периодическим направлением работника для выполнения должностных обязанностей вне пределов основного места работы.
В соответствии с требованиями п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках), местом постоянной работы для работников следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация).
Так как по условиям рассматриваемого вопроса местом работы определен регион, в котором находится филиал, работнику определено место постоянной работы пределами данного субъекта. Также работнику определен разъездной характер работы, который определен пределами того же субъекта.
В соответствии с требованиями п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Следовательно, так как направление работника для выполнения работы вне места постоянной работы за пределы субъекта или за границу является для данного работника работой за пределами постоянного места исполнения трудовых обязанностей, работнику следует оформить командировку.
Как оплачивать труд работника в командировке
За рабочие дни, приходящиеся на дни командировки, надо выплатить работнику его средний заработок. Начислять зарплату за эти дни не надо (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения о командировках).
Если в командировке работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то он оплачивается в особом порядке (ст. 153 ТК РФ, п. п. 5, 9 Положения о командировках).
В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначайте буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».
Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.
Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.
Незаменимая компенсация
Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.
Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.
Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.
Как правильно оформить разъездной характер работы
Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении.
Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.
В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены.
Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.
ООО «Весна»
г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1
Приказ № 7
об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы
«15» июля 2021 года
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2021 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2021 г.
2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2021 г.
Петров / Петров П.П.
М.П.
В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.
Как оформить сотрудника на разъездную работу?
Учитывая сам текст статьи 168.1, а также внушительный комментарий к ней, ограничений для работодателей по установлению перечня работ разъездного характера нет. Трудовой кодекс лоялен, однако список работ и должностей в обязательном порядке должен быть зафиксирован либо в трудовом (коллективном) договоре, либо в локальных нормативных актах предприятия. То есть все должно быть зафиксировано и скреплено подписями сторон.
Немаловажно, что официальное оформление “разъездных” сотрудников в материальном плане выгодно как самому работнику, так и работодателю. Такому работнику не нужно при каждом выезде (как в случае с командировками) оформлять поездки и выплачивается зарплата, а не средний заработок. Да, надбавки имеют место, но это зарплата.
Не забудьте в процессе оформления трудового договора установить территорию (при необходимости сменить маршрут введите его дополнительным соглашением к трудовому договору), которая будет подконтрольной сотруднику. Причем установить ее можно путем обозначения города, а можно путем указания географического положения местности.
ВНИМАНИЕ
Поскольку разъездной характер работы закреплен документально (трудовой договор, ЛНА), то оформлять приказ на командировки не нужно.