Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Памятка по систематизации приказов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.
Какую ошибку делали в сроке хранения
Давайте разберемся с полузабытой многими категорией приказов по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) – будем далее называть их так. Есть делопроизводители, предпочитающие вообще не замечать их, они оперируют только 2 группами приказов:
- по основной деятельности и
- по личному составу.
Объясним логику их поведения и распространенную ошибку.
По Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года 1 приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые – обычно это:
- об утверждении структуры и штатной численности;
- о назначении руководителя организации и его замов, главбуха;
- могли взять и другие приказы у градообразующего предприятия, основного налогоплательщика региона.
Об этом говорит сноска в Перечне 2010 г., которую мы видим в статье 19 а), посвященной приказам по основной деятельности.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Особенности создания хранилища
Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы. Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии. Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.
Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.
Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:
- действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
- срок действия, прописанный в документе, истек.
В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.
Основная деятельность организации
Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности. Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих. Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.
К данной категории относятся также приказы:
- направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
- о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
- об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
- о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
- о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.
И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.
Хранение документов на электронных носителях
В наше время информационные технологии приобретают все большую популярность. И все чаще прогрессивные руководители предпочитают вести документооборот компании в электронном формате. Реалии таковы, что даже набранный в текстовом редакторе приказ, имеющий электронную подпись уполномоченного лица, имеет юридическую силу. Следует сказать, что большинство директоров и менеджеров высшего звена, особенно в государственных компаниях, предпочитают вести дела традиционным способом, с использованием бумажных носителей и чернил. Однако с приходом нового поколения ситуация в корне изменится.
В соответствии с установленными нормами, электронные копии документов должны храниться в течение такого же срока, что и аналогичные традиционные документы на бумажных носителях.
Перечень приказов по основной деятельности (примеры)
Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 236 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 236).
Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.
Руководствуясь положениями перечня № 236, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:
- об определении структуры организации и ее изменении;
- введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
- определении штатного расписания и его изменениях;
- организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
- создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
- утверждении планов развития деятельности;
- осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
- определении финансовой политики организации;
- определении научно-технической политики деятельности;
- установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
- принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.
Приказы по личному составу – их формирование и хранение
и временных сроков При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. [/stextbox]
Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Нормативная регламентация
Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.
Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.
Советы по систематизации
Сроки хранения кадровых документов понятны. Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы. После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:
- Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
- Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.
- Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.
Некоторые особенности архивирования бумаг
Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений. Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы. При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.
Приказы по личному составу: сроки хранения
Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.
Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.
Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей.
Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.
4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.
-
Все
приказы подразделяют на следующие виды:
- 1/
Приказы по основной деятельности с
постоянным сроком хранения - 2/
Приказы по личному составу со сроком
хранения 75 лет - 3/
Приказы по личному составу со сроком
хранения 5 лет - 4/
Приказы по административно-хозяйственной
деятельности со сроком хранения 5 лет -
Приказы
по основной деятельности, срок хранения
пост. - О
совершенствовании структуры организации - О
создании, слиянии, реорганизации
подразделений организации - Об
изменении режима работы организации - Об
утверждении и введении в действие
организационно-правовых документов
(в
т.ч. должностных инструкций)
О
внесении изменений в
организационно-распорядительные
документы
О
создании экспертных комиссий, рабочих
групп, совещательных органах
О
проведении мероприятий (семинаров,
конференций и т.п.)
- О
делегировании полномочий - О
правах подписи документов - О
распределении обязанностей - Об
утверждении учетной политики организации - По
подотчетным лицам - О
проведении инвентаризации и создании
инвентаризационной комиссии - О
приеме, перемещении, списании основных
средств - Об
утверждении штатного расписания
организации - О
внесении изменений в штатное расписание - О
сокращении штатов организации
О
проведении аттестации работников
организации (в т.ч. о создании
аттестац.комиссий)
- О
совершенствовании системы повышения
квалификации работников организации -
По
административно-хозяйственным вопросам
со сроком хранения 5 лет - О
выплате пособия / материальной помощи
Об
изготовлении маркетинговых материалов
(календари, визитки и т.д.)
- О
переносе выходных дней / О работе
организации в праздничные и выходные
дни - О
выполнении ремонтных работ - О
направлении сотрудников на учебу/семинары -
Приказы
по личному составу со сроком хранения
75 лет - О
приеме работника (работников) на работу - О
прекращении действия трудового договора
с работником (работниками) - О
переводе работника (работников) на
другую работу - О
предоставлении работнику (работникам)
отпуска без сохранения заработной платы - О
предоставлении отпуска по уходу за
ребенком до 1,5, 3-х лет - О
досрочном выходе из отпуска по уходу
за ребенком до 1,5, 3-х лет - Об
отмене действия приказа на предоставление
работнику отпуска - О
направлении работника (работников) в
командировку (зарубежные) - О
поощрении работника (работников) - Об
изменении фамилии - О
назначении на должность - О
совмещении должностей / профессий
Об
исполнении обязанностей (на время
отпуска и т.п.)
- Об
установлении надбавки к должностному
окладу -
Приказы
по кадрам со сроком хранения 5 лет - О
предоставлении отпуска работнику
(работникам) ежегодного оплачиваемого,
учебного отпусков - Об
отзыве из ежегодного оплачиваемого
отпуска - О
переносе ежегодного оплачиваемого
отпуска - О
направлении работника (работников) в
командировку (краткосрочные командировки
внутри страны) - О
привлечении к работе в выходные и
праздничные дни - О
привлечении к сверхурочным работам - О
привлечении работника к дисциплинарной
ответственности - О
снятии с работника дисциплинарной
ответственности - Об
отстранении от работы - О
прекращении отстранения и допуске к
работе - О
вынесении взыскания работнику за прогул
/ Об объявлении выговора