Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о смене материально-ответственного лица — Образец, бланк 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц проводится в следующем порядке. В первую очередь руководитель учреждения издает приказ о проведении обязательной инвентаризации. В нем содержатся ее причины, состав комиссии (с выделением председателя), сроки проведения, а также перечень ценностей, доверенных указанному материально-ответственному лицу (МОЛ).
Образец приказа о смене материально-ответственного лица
Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение.
В самом начале бланка, посередине строки, напишите:
- название документа;
- его номер, дату и место (населенный пункт) создания.
После этого переходите к формулировке основной части. Сюда впишите:
- обоснование, т.е. укажите причину, по которой приходится производить смену материально-ответственных работников;
- ссылку на документ, в соответствии с которым проводится эта процедура (это будет основание для написания приказа);
- должность и ФИО работника, на котором ранее лежала материальная ответственность;
- сведения о том, к кому она переходит (аналогичным образом);
- дату, с которой новое материально-ответственное лицо принимает на себя финансовые обязательства;
- указание на передачу товарно-материальных ценностей, а также фиксацию этого мероприятия в соответствующем документе – акте приема-передачи;
- поручение отделу кадров о заключении с новым материально-ответственным работником дополнительного соглашения к трудовому договору;
- фамилию сотрудника, который должен будет следить за выполнением данного приказа.
В заключение собрать необходимые автографы.
Акт передачи тмц новому материально ответственному лицу
Акт передачи тмц новому материально ответственному лицу
Стоит также учитывать необходимость присутствия МОЛ.
Основание для созыва комиссии и организации процедуры инвентаризации – приказ руководства. Для его составления применяют единую форму ИНВ-22.
- Скачать образец приказа о смене материально ответственного лица можно здесь.
- Рекомендуется зарегистрировать приказ в специальном журнале по форме ИНВ-23, который будет хранить сведения о датах всех проведенных инвентаризациях.
- Остальные документы, отображающие результат ревизии, оформляют также на основе унифицированных бланков.
Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?
Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:
- получение другой должности;
- увольнение;
- обстоятельства с похожим характером.
Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.
Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.
Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.
Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.
Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:
- локальные нормативные акты компании;
- должностные инструкции;
- дополнения к соглашению;
- оформление приказа по смене лиц.
Следующий набор реквизитов обязателен для документа:
- Описание кандидатуры на указанную должность.
- Само слово «приказываю».
- Цели и основания, по которым организуют процедуру.
- Наименование документа.
- Наименование учреждения.
- В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
- В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
- Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.
О взыскании недостачи
Статья 248 ТК РФ позволяет обойтись одним распоряжением со стороны руководства, если сумма взыскания не превышает среднемесячную заработную плату. Работодатель просто оформляет приказ, где точно указана сумма, взыскиваемая с сотрудника. Приказ издается не позднее, чем через месяц после того, как установлена окончательная сумма материальной ответственности виновного сотрудника.
Действия законны при отношениях между сторонами, которые еще остаются активными.
Допустимо добровольное погашение ущерба, в полном объеме или частями.
Сторонам разрешено заключить отдельное соглашение, где установлено перечисление платежей с рассрочкой. Работодателю вторая сторона направляет письменное обязательство возместить платежи, в документе указывают точное время перечисления денег.
Есть несколько ситуаций, когда взыскание без обращения в суд невозможно:
- когда сотрудник отказывается добровольно признавать вину и возмещать ущерб;
- при прекращении трудовых отношений;
- если сумма больше среднемесячного оклада.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей
Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.
Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:
- Берете за основу МХ-1 — понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
- Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
- Убираете лишние (устаревшие) сведения.
При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.
Какие бумаги могут в замене
Интересно, что сам по себе он не является полным эквивалентом договору купли-продажи или аренды, а может выступать только в роли приложения к нему. Но и акт перемещения материальных ценностей, образец которого мы приводили выше, — не единственное, что можно использовать. Вы вправе составлять все, что подтверждает необходимость решения передавать актив и содержит обязательную к представлению информацию.
Это может быть товарная накладная — со сведениями о продукции, сторонах сделки и другими актуальными данными.
Но есть и случаи, в которых альтернатива недопустима. Обычно это ситуации, когда нужно оставить возможность для направления претензий (или для утверждения их отсутствия), например, при заключении контракта на приобретение крупного промышленного оборудования или дорогостоящего имущества.
Участие в инвентаризации
Участвовать в проведении инвентаризации (имеется в виду – пересчитывать МЦ) могут лишь члены комиссии. Обязательно присутствует при этом ответственное лицо, под отчетом которого находятся ценности, но в состав комиссии оно не входит, поскольку проверяется его работа. Кладовщик дает расписку о том, что все приходно-расходные документы им отданы бухгалтеру, а в процессе осуществления проверочных мероприятий дает необходимые пояснения.
На вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию, отвечаем: может в тех случаях, когда проводимая инвентаризация не касается сферы его ответственности. Например, работник кладовой спецодежды может быть включен в инвентаризационную комиссию при смене сотрудника склада запчастей.
Инвентаризация по основным средствам
Инвентаризация – действие работодателя, предполагающее проверку сохранности имеющегося имущества. Или удостоверяется наличие либо недостача по ценностям.
Процедуру организуют в промежутке между увольнением старого и приемом нового сотрудника.
Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:
- Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
- Назначают дату проведения.
- Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.
В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:
- вновь принятые работники;
- тот, кто собирается уволиться;
- члены, составившие комиссию.
После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:
- Причину составления. Например, факт передачи имущества.
- Состав комиссии.
- Время и место составления.
- Наименование документа.
Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.
Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.
Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:
- для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
- наименование инвентарных единиц;
- количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
- сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
- подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.
Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.
Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?
Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:
- получение другой должности;
- увольнение;
- обстоятельства с похожим характером.
Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.
Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.
Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.
Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.
Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:
- локальные нормативные акты компании;
- должностные инструкции;
- дополнения к соглашению;
- оформление приказа по смене лиц.
Следующий набор реквизитов обязателен для документа:
- Описание кандидатуры на указанную должность.
- Само слово «приказываю».
- Цели и основания, по которым организуют процедуру.
- Наименование документа.
- Наименование учреждения.
- В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
- В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
- Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.
Что делать при обнаружении недостачи
О недостаче можно узнать только по итогам осуществления инвентаризации и сравнения ее результатов с планируемым остатком.
Если по результатам ревизии не будет выявлено никаких противоречий, то к материально-ответственному лицу претензий не будет.
Если недостача будет выявлена, то:
- Организацией вызывается специальная комиссия, которая будет выяснять причины расхождений фактического и планируемого наличия ценностей, а также установления виновных сотрудников (статья 247 ТК РФ). Осуществить внутреннее расследование должен руководитель, так как без доказательств у него нет права предъявлять претензии работнику. Если расследования не произойдет, то сотрудник может обжаловать решение даже в том случае, если он виновен.
- Работник обязан написать объяснительную записку, в которой будут указаны причины недостачи.
- Комиссия, проводившая расследование, должна составить акт и предоставить его сотруднику для ознакомления. Работник, в свою очередь, обязан поставить свою подпись на документе. Если сотрудник отказывается подписывать акт, то комиссия подтверждает это в письменном виде и с подписями свидетелей.
- Недостача должна быть переведена в денежное выражение в соответствии с ценами, которые действительны на момент выявления расхождений. Если недостача не превышает среднемесячный заработок виновного сотрудника, то ее можно взыскать без обращения в суд.
- В процессе увольнения, работник может дать свое согласие в письменной форме о возмещении недостачи. Если он покидает организацию и выплаты недостачи прекращаются, то руководитель имеет право обратиться в суд. Срок обращения составляет один год.
Увольнение материально ответственных лиц
К таким процедурам применяют общие положения, составляющие Трудовой Кодекс. Сохраняется обязанность сотрудников предупреждать руководство о желании уйти, минимум за две недели. Но само соглашение с сотрудником может содержать дополнительные условия, связанные с самим увольнением. Главное – чтобы положение гражданина не стало хуже после оформления документа.
Статья 84.1 содержит описание общих положений, согласно которым проходит увольнение при подобных обстоятельствах. Сначала гражданин подаёт заявление, потом отрабатывает две обычные недели. В последний день ему выдают трудовую книжку вместе со всеми полагающимися компенсациями.
Недопустимо затягивать процедуру передачи материальных ценностей от одного сотрудника к другому. Законы запрещают задерживать финальные расчеты с сотрудником и выдачу всех положенных денег. За это работодателя привлекают к ответственности, денежной и административной. Иногда наказанием становится приостановление работы фирмы на определённое время.
Смена материально ответственного лица
В процессе деятельности фирмы смена МОЛ (в результате увольнения или перехода на другую должность) является штатным событием, требующим переоформления документов. Уход лица, обремененного полной МО, сопровождается обязательной инвентаризацией ТМЦ или денежных средств, т. е. тех активов, за которые сотрудник нес ответственность (п. 27 ПБУ от 29.07.98 № 34н) и последующей передачей ценностей под отчет новому сотруднику. Проведение инвентаризации вследствие смены МОЛ инициирует руководитель изданием приказа (ф. № ИНВ-22).
Инвентаризацию проводят комиссионно, ее результаты оформляют инвентаризационной описью (ф. № ИНВ-1, ИНВ-3) в 3-х экземплярах (по одному передающей и принимающей МЦ сторонам и один сдается в бухгалтерию для последующей обработки). Если расхождений между фактическим наличием ценностей и учетными остатками не выявлено, то руководитель издает приказ о смене материально ответственного лица. Образец документа:
В каких случаях составляется?
Приказ, закрепляющий порядок смены лица, на которое работодателем возлагаются меры материальной ответственности за сохранность вверенного ему имущества, оформляется в следующих ситуациях:
Кто проводит инвентаризацию
Проверку совершает специально созданная для этих целей комиссия. Вот основные требования к этому органу:
- комиссия должна состоять из 2 или более человек;
- запрещается включать в комиссию материально ответственных лиц. Требование понятно: если заставить ревизировать товар подворовывающего продавца или замеченного в махинациях бухгалтера, он может воспользоваться ситуацией, чтобы замести следы преступления;
- а вот присутствие материально ответственного лица при проверке обязательно. Человек может дать комиссии необходимые пояснения, пояснить расхождения или элементарно рассказать, что и где лежит на складе;
- создание комиссии оформляется приказом руководителя организации. В нее включается бухгалтер или сам директор (ИП) в случае, когда штатного бухгалтера нет. Приказ имеет строго установленную законодательством форму — ИНВ 22 “Приказ о проведении инвентаризации”.
Данные инвентаризация и бухучета
Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается.
Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете.
Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 , ИНВ-19 ).
Итоги инвентаризации подводятся в соответствующей ведомости (форма № ИНВ-26 ). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах.
Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.
Такая стоимость может быть определена:
- оценщиком;
- организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.
Если выявлена недостача, то она:
- либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
- либо взыскивается за счет виновных лиц;
- либо списывается на финансовый результат.
Если по результатам инвентаризации после увольнения материально ответственного лица выявлена недостача материальных ценностей или иного имущества в пределах установленных норм, то она учитывается в составе материальных расходов. Периодом признания расходов признается период, в который обнаружена такая недостача.
Если нормы превышены и имеется виновное в недостаче лицо, то ее сумма одновременно учитывается в расходах и доходах или на дату признания этим лицом факта и размера причинения ущерба, или на дату вступления в силу решения суда, ставшего основанием для возмещения ущерба.
Как составить акт приема-передачи ТМЦ
Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:
- Наименование документа.
- Дата и место заполнения.
- Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
- ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
- Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
- Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
- Качественные параметры ТМЦ.
- Итоговая оценочная сумма.
- Присутствие/отсутствие дефектов товара.
- Перечень выявленных расхождений.
- Претензии по итогам приёмки.
По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:
- Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
- Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
- Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.